Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 176: Beantragungen von Freigaben von Phasen, Realisierungsschritten, Ressourcen festlegen und sicherstellen.

Es geht um die rechtzeitigen formalen Vorbereitungen des Fortschritts des Projekts auf der Basis von bereits erreichten und voraussichtlich eintretenden Teilergebnissen und Zwischenergebnissen. 

Ziele:

1. Erfüllung der Voraussetzungen für die Freigaben.
2. Ermöglichung, Einforderung und gegebenenfalls Erzwingung von Entscheidungen über den Fortschritt des Projekts.
3. Rechtzeitige Veranlassung der notwendigen Beschaffungen für den Projektfortschritt.
4. Rechtzeitige Veranlassung der Anpassungen der bestehenden Verträge und Vereinbarungen.
5. Rechtzeitige Vorbereitungen der Fortsetzung des Projekts auf das Basis der im laufenden Prozess zu schaffenden Gegebenheiten.
6. Einhaltung von Fristen, Anhörungen, Mitsprachen und Stellungnahmen zum Projektverlauf und Fortschritt.
7. Sicherung der Verantwortung für die Entscheidungen über das Projekt und das Projektmanagement beim Projektfortschritt.
8. Ermöglichung und gegebenenfalls Erzwingung von notwendigen Einigungen über das Projekt und das Projektmanagement.
9. Schaffung und Erhaltung der Grundlagen für ein angemessenes Projektmanagement.
10. Klare Beauftragungen und Weisungen zum weiteren Projektmanagement.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie fest, welche Teile des Projekts und des Projektmanagements von den bisherigen Genehmigungen und Aufträgen bereits abgedeckt sind.
2. Ermitteln Sie die aktuellen Teile des Projekts und des Projektmanagements, die nicht oder nicht ausreichend oder in einer anderen Art und Weise vorgesehen oder beauftragt waren.
3. Ermitteln und entscheiden Sie, ob Sie die Abweichungen offenlegen, anzeigen, genehmigen oder auf eigenes Risiko fortsetzen (wollen, können, dürfen, müssen).
4. Ermitteln Sie die voraussichtlichen Ergebnisse und Zustände des Projekts und des Projektmanagements zum nächsten Entscheidungstermin.
5. Ermitteln und veranlassen Sie die Vorbereitungen der nachfolgenden Arbeiten, Aufträge, Schritte und Inhalte des Projekts und des Projektmanagements auf der Basis des aktuellen und des voraussichtlichen Standes am Entscheidungspunkt.
6. Ermitteln und veranlassen Sie, das die entscheidenden Personen am Entscheidungstermin bereit und in der Lage sind, die erforderlichen Entscheidungen über das Projekt und das Projektmanagement zu treffen.
7. Ermitteln Sie die Vorbehalte, Auflagen und Bedingungen für eine Freigabe von Ressourcen für den Projektfortschritt nach dem Entscheidungstermin.
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie das Projekt und das Projektmanagement gehandhabt werden, wenn die zum Entscheidungstermin anstehenden Entscheidungen nicht getroffen, verschoben, verweigert oder gegen die Fortführung des Projekts oder des Projektmanagements gefasst werden.
9. Ermitteln und veranlassen Sie gegebenenfalls die notwendigen Ankündigungen an die bisherigen Partner, Betroffenen und Beteiligten.
10. Ermitteln Sie die Fristen zur Änderung, Verlängerung oder Kündigung von Verträgen und Vereinbarungen für den Fall, dass das Projekt und das Projektmanagement fortgeführt, geändert, gestoppt oder beendet werden (sollen, müssen).

Typische Zeitpunkte, Anlässe und Gelegenheiten für (weitere) Freigaben sind:

1. Meilensteine.
2. Erreichung oder Nichterreichung von bestimmten Zwischenergebnissen.
3. Fertigstellung von Zwischenprodukten, Modulen, Bausteinen, Objekten.
4. Beginn und Ende von Einsätzen an bestimmten Orten.
5. Termine für Bestellungen, Beschaffungen, Beauftragungen.
6. Termine für die Einplanungen und Abrufungen von Finanzierungsmitteln.
7. Abrechnungstermine, Bilanztermine.
8. Ablauf von Verträgen und Vereinbarungen.
9. Wechsel von Schlüsselpersonen.
10. Abschluss von Arbeitspaketen, Teilprojekten, Projektphasen,

Mahnungen, Tipps:

Im Falle, dass der Projektfortschritt genehmigt wird, wird von den Verantwortlichen, Beteiligten und Betroffenen erwartet, dass sie wissen, was zu tun ist und wie sie "es" tun. Bestehen Zweifel daran, werden erforderliche Erlaubnisse, Genehmigungen und Freigaben einfach deshalb verzögert oder verweigert, weil das notwendige Vertrauen der entscheidenden Personen fehlt, das erforderlich ist, um auch die Verantwortung für die Freigaben übernehmen zu können.

Die Vorbereitungen und Planungen des Projektfortschritts werden häufig zeitlich geschoben oder gar versäumt, wenn die operative Hektik und das aktuelle Projektmanagement die Kapazitäten des Projektmanagements voll aufbrauchen: Die dringenden Aufgaben verhindern die wichtigen.

Spätestens am Entscheidungspunkt wird das Projektmanagement jedoch nicht (nur) nach den bisherigen Ergebnissen sondern insbesondere danach beurteilt, ob es bereit und in der Lage ist, das Projektmanagement zu leisten, das für die Fortführung des Projekt notwendig, angemessen und ausreichend ist.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln