Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 182: Pflichtenhefte festlegen und vereinbaren.

Im Pflichtenheft werden die Parameter und Kriterien konkretisiert und verbindlich vereinbart, die im und durch das Projekt und im und durch das Projektmanagement einzuhalten, auszufüllen und zu erfüllen sind. Es geht also im die konkreten und verbindlichen Inhalte des Projekts und des Projektmanagements.

Ziele:

1. Festlegungen über die konkreten, verbindlichen, ausreichenden, mindesten Anforderungen an das Projekt und das Projektmanagement.
2. Sicherung der Dokumentation der Verpflichtungen, die Pflichten zu erfüllen.
3. Vereinbarungen von Regelungen und das Vorgehen, wenn im Projektverlauf erkennbar wird, dass einzelne oder mehrere Pflichten nicht oder nicht mehr erfüllt werden können.
4. Vereinbarungen und Regelungen und das Vorgehen, wenn im Projektverlauf erkennbar wird, dass einzelne oder mehrere Pflichten zu klein ausgelegt erscheinen.
5. Ermittlung und Festlegung der Kriterien (Messgrößen und Messquellen), nach welchen festgestellt werden kann, dass die jeweilige Pflicht erfüllt ist.
6. Schaffung der Voraussetzungen, nach welchen geprüft werden kann, ob bestehende und bekannte Lösungen für das Projekt oder das Projektmanagement eingesetzt werden können.
7. Ermittlung der konkreten Anforderungen an neue Lösungen für das Projekt und das Projektmanagement im Rahmen des Projektauftrages und des Auftrages für das Projektmanagement.
8. Ermittlung der zu erwartenden Widerstände gegen das Projekt und das Projektmanagement, z.B. wegen den vorgesehenen oder unvermeidlichen Veränderungen.
9. Ermittlung der Anforderungen an notwendige und ausreichende Kooperationspartner.
10. Ermittlung der Anforderungen und Abhängigkeiten von Experten, gleich welcher Art.
11. Ermittlung der Anforderungen an den rechtzeitigen Einbezug der Experten in das Projekt und das Projektmanagement.

Die Mindestregelungen im Pflichtenheft umfassen die wesentlichen Vertragsbestandteile

1. Termine, Fristen,
2. Kosten,
3. Qualitäten,
4. Kompatibilitäten,
5. Funktionalitäten.

Anleitungen für das Pflichtenheft:

1. Ermitteln Sie, was als "selbstverständlich" für das Projekt gilt.
2. Ermitteln Sie, was "selbstverständlich" vom Projektmanagement erwartet wird.
3. Ermitteln Sie, welche Grenzen und Begrenzungen sie annehmen, die für das Projekt gelten.
4. Ermitteln Sie, welche Grenzen und Begrenzungen sie annehmen, die für das Projektmanagement gelten.
5. Ermitteln Sie die Kriterien, nach welchen beurteilt werden wird, ob das Projekt erfolgreich war (Budget- und Termineinhaltung sind obligatorisch.)
6. Ermitteln Sie die Kriterien, nach welchen beurteilt werden wird, ob das Projektmanagement erfolgreich war (Reibungslose Steuerung des Projektprozesses ist obligatorisch.)
7. Ermitteln Sie, welche Erwartungen an das Projekt, die durch das Projekt entstehenden Produkte, Lösungen und Prozesse gestellt werden.
8. Ermitteln Sie, was das Projekt oder das Projektmanagement auf keinen Fall tun darf.
9. Ermitteln Sie, welche besonderen Leistungen oder Ergebnisse vom Projekt oder vom Projektmanagement erwartet werden, auch wenn diese (niemals) konkretisiert werden (können).
10. Ermitteln Sie die Kriterien, nach welchen das Projekt und das Projektmanagement auf jeden Fall gescheitert sind, gleichgültig, zu welchen Ergebnissen es geführt hat.
11. Konkretisieren Sie die Lasten für das Projekt und das Projektmanagement in einem so genannten "Lastenheft".
12. Vereinbaren Sie das Lastenheft mit jener Person, sie die Lasten verantworten kann.

Mahnungen, Tipps:

Zum Beginn des Projekts und des Projektmanagements werden häufig auch Pflichten genannt und vereinbart, für welche noch keine Vorstellungen bestehen, ob und wie sie auch einhalten werden können. Es dreht sich meistens genau um jene Dinge, die den Neuigkeitswert des Projekts ausmachen.

"Neue" Pflichten bzw. Herausforderungen des Projekts oder des Projektmanagements enthalten meistens auch Informationen über

1. anstehende Forschungen und Entwicklungen,
2. Änderungen in Strategien,
3. aufgetretene Störungen,
4. erkannte oder vermutete Fehler,
5. erkannte oder vermutete Schwachpunkte,
6. vorgesehene oder mögliche Veränderungen,
7. offene, vermutete oder schwelende Konflikte,
8. befürchtete, erwartete oder unausweichliche Krisen.

Solche Informationen gehören zu den Betriebsgeheimnissen, die Dritte nichts, aber auch gar nichts angehen, solange sie nicht entsprechende Aufträge oder Verpflichtungen erhalten (können, dürfen oder müssen).

Teilnehmerkreis:

Das jeweilige Pflichtenheft wird erstellt und vereinbart zwischen den Personen, welche die Pflichten auferlegen, festlegen, verantworten, beauftragen und erfüllen sollen, dürfen oder müssen.

In der Regel sind dies:

1. Unternehmer (Träger des unternehmerischen Risikos) und Projektauftraggeber, soweit es das gesamte Projekt und das gesamte Projektmanagement angeht.
2. Projektauftraggeber und Projektleiter, soweit es das Projekt angeht.
3. Projektleiter und Leiter von Gliederungen des Projekts, soweit es deren Beauftragungen angeht, z.B. Teilprojektleiter, Leiter von Arbeitspaketen, Auftragnehmer, Subauftragnehmer, Verantwortliche für Leistungsvereinbarungen.
4. Vorgesetzte und Mitarbeiter, die in das Projekt entsandt oder mit dem Projektmanagement beauftragt werden, soweit es die arbeitsrechtlichen Pflichten angeht.
5. Verantwortliche für die Verträge und Vereinbarungen, Projektleiter und externe Dritte, soweit es um Beauftragungen Dritter geht.
6. Verantwortliche für das Multiprojektmanagement und das Programmmanagement, soweit es um die Schnittstellen und wesentliche Kooperationspflichten geht.
7. Projektleiter und Verantwortliche für die Fachbereiche, deren Leistungen in das Projekt und in das Projektmanagement einbezogenen werden.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters (und bei mehreren Team eines jeden Teamleiters) sind z.B.

1. Ermitteln Sie den notwendigen und ausreichenden Grad der Detaillierung (Detailbeschreibung) der jeweiligen Pflicht.
2. Verlässigen Sie sich, ob sie verstanden haben, was mit der jeweiligen Pflicht gemeint ist und welche Erwartungen damit verbunden sind
3. Ermitteln und legen Sie den Rahmen für die Gewerke (Baulose, Objekte), Teilprojekte, Arbeitspakete, Verträge und Aufträge fest.
4. Ermitteln und legen Sie die Steuergrößen für die Verträge und Vereinbarungen mit Partnern, Auftragnehmer, Subauftragnehmern, Fachbereichen, Experten und Dienstleistenden fest.
5. Ermitteln und legen Sie fest, welche Verpflichtungen zum Datenschutz, zur Datensicherheit und zur Geheimhaltung einzuhalten oder neu zu vereinbaren sind, wenn Dritte von Pflichten erfahren sollen oder müssen.
6. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise der Kommunikation und der Abstimmungen fest, wenn einzelne Pflichten noch zu konkretisieren sind.
7. Ermitteln Sie die Warnsignale für Veränderungen der Pflichten, die zum Zeitpunkt der Vereinbarung des Pflichtenhefts noch dehnbar sind.
8. Ermitteln Sie, wie Sie neue Pflichten, d.h. notwendige oder zweckmäßige Begrenzungen zum Gegenstand des formellen Pflichtenheftes mache (können) und mit wem Sie dies vereinbaren (können).
9. Leiten Sie aus dem Ihnen auferlegten Pflichtenheft die Pflichten für alle Verantwortlichen für Gliederungen des Projekts ab, z.B. für Teilprojekte, Objekte, Arbeitspakete, Aufträge, Verträge.
10. Stellen Sie sicher, dass durch interne und externe Dienstleister die Pflichten den Auftragnehmer verbindlich und verpflichtend auferlegt und mit ihnen vereinbart werden.

Mehr zum Thema "Pflichtenheft":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 07_740_000
   Koordination der Prozesse der Entscheidungen: 70_740_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Strukturen der Entscheidungen: 99_040_000
   Projektfortschritt: 99_160_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Pflichtenheft
   
   Lastenheft
   Rahmenheft
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln