Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 180: Rahmenhefte für alle Gliederungen festlegen.

Es geht um den Rahmen, der sowohl einzuhalten als auch auszufüllen ist.

Ziele:

1. Sicherstellung, dass der Gesamtrahmen des Projekts auf alle Gliederungen verteilt und aufgeteilt ist (wird, bleibt).
2. Früherkennung von Überlappungen, Überdeckungen und Doppelungen: Klare Weisungen an die Betroffenen und Beteiligten zur Abstimmung und Kooperation.
3. Früherkennung von Lücken, die durch Maßnahmen des Projektmanagements auszugleichen und zu schließen sind.
4. Früherkennung von "Schmuddelecken", welche bevorzugt ausgelassen, "vergessen" oder vernachlässigt werden: Früherkennung von Vermeidungsverhalten und Umgehungsstrategien sowie Auslassungsstrategien.
5. Klare Vorgaben, "bis wohin gegangen werden darf (kann, soll, muss).
6. Klare Vorgaben der Grenzen, die einzuhalten sind.
7. Sicherung der Akzeptanz und der Einhaltung von Standards und Normen.
8. Ermittlung und Festlegung sowie Vereinbarung von unverhandelbaren Anforderungen (Setzungen, K.O.-Bedingungen, Ausschlussbedingungen).
9. Früherkennung, Ermittlung und Akzeptanz von Schwierigkeiten und Problemen der Passungen, Koordinationen und mit voraussichtlichen Prozessen und Lösungen.
10. Ermittlung der Aufgaben des Projektmanagements zur Durchsetzung, Überwachung, Kontrolle und Einhaltung des Gesamtrahmens und der übertragenen sowie delegierten Rahmen.

Anleitungen:

1. Ermitteln und prüfen Sie und stellen Sie sicher, dass die vorgesehenen Rahmen von den jeweiligen Personen und Organisationen auch eingehalten werden (können, müssen, dürfen).
2. Ermitteln und prüfen Sie und stellen Sie sicher, ob die betreffenden Personen und Organisationen bereit und in der Lage sind, den jeweiligen Rahmen auch auszufüllen.
3. Ermitteln und prüfen Sie, was für die betroffenen Personen und Organisationen vorzuleisten ist, damit diese sich innerhalb des Rahmens bewegen (können, dürfen, müssen).
4. Ermitteln und legen Sie die Befugnisse und Freiräume für Entscheidungen für die Personen und Organisationen fest, für welche der Rahmen gilt.
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, worauf Sie sich verlassen (wollen, können, dürfen, müssen).
6. Legen Sie die Regeln und Spielregeln fest, die gelten, wenn der Rahmen sich vermutlich oder tatsächlich als unangemessen erweist, z.B. Informationspflichten, Signale, Warnhinweise.
7. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Sie sich verlässigen (werden, können, dürfen, müssen), ob und wie der gegebene Rahmen angenommen, ausgefüllt und beachtet wird.
8. Legen Sie die Anforderungen an die Personen und Organisationen fest, denen Sie Aufträge und Beiträge übertragen.
9. Legen Sie die Ergebnisse der Beiträge fest, die sie von den betroffenen und beteiligten Personen erwarten.
10. Ermitteln und legen Sie fest, welche Ressourcen Sie den leistenden Personen zur Verfügung stellen (wollen, müssen, dürfen, können).

Rahmen sind in der Regel erforderlich für:

1. die Inhalte und den Umfang,
2. die Ziele,
3. den Zeitpunkt und die Dauer,
4. Beginn und Ende,
5. die Meilensteine,
6. die Phasen,
7. die Gliederungen (Aufteilungen),
8. die Anforderungen,
9. die Kosten,
10. die Ergebniserwartungen,
11. die Funktionen,
12. die Gestaltungen (Freiräume).

Mahnungen, Tipps:

Zu enge Grenzen sind an den Manövern zu erkennen, mit welchen versucht wird, die Grenzen zu dehnen, zu spreizen, zu dellen, zu überschreiten,  zu durchbrechen, aufzuheben oder ungültig zu machen.

Zu weite Grenzen werden oftmals durch eigene Selbstbegrenzungen eingeengt. Die offen Gebliebene und Unbearbeitete wird oftmals erst bemerkt, wenn die Leistungen und Beiträge nicht anschlussfähig sind.

Unklare Rahmenbedingungen verleiten zur Beliebigkeit.

Standardlösungen vermitteln mitunter die Sicherheit, dass sie den erforderlichen Rahmen ausfüllen. Die Lücken oder Fehldimensionierungen werden oftmals erst erkannt, wenn die Ergebnisse nicht (mehr) passen. Standards und Normen müssen also immer mit den tatsächlichen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements abgeglichen werden. In der Regel kann sich das Projekt und das Projektmanagement dann auf jene Teile begrenzen, die von den Standardlösungen nicht oder nicht mehr abgedeckt werden (sollen, dürfen, können, müssen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema "Anleitungen zum Fortschrittsplan" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Dokumentation 14_000_000
   Termine und Zeiten 16_000_000
   Phasenablauf 05_500_000
   Projekt- und Phasenplanung 04_400_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Entscheidungen 07_000_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Projekterfolge 15_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Projektfortschritt
   Kontinuität
   Schnittstellen
   Zwischenergebnisse
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln