Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 343: Den Abschlussbericht für das Projekt erstellen und vorlegen.

Ziele:

1. Unterstützung der Erinnerungen.
2. Fundierte Gedächtnisstützen.
3. Vorbeugen von Vorurteilen, Unterstellungen, fehlerhaften Auslegungen.
4. Bilanz.
5. Gesamtdarstellung des Projekts.
6. Entlastung des Projektleiters.
7. Rückkoppelung an den Projektauftraggeber.
8. Darstellung, wie und was aus dem Projekt geworden ist.
9. Offenlegung der Art und Weise, wie das Projekt gestaltet und durchgeführt wurde.
10. Gesamtbeurteilung des Projekts.

Stellen Sie im Abschlussbericht gegenüber:

1. Plan und IST,
2. Ursprünglicher Auftrag und tatsächliche Ausführungen von Ergänzungen oder Veränderungen.
3. Geplanter und tatsächlicher Beginn.
4. Geplantes und tatsächliches Ende.
5. Ziele und Ergebnisse.
6. Aufwand und Ertrag.
7. Plangrößen und Ist-größen.
8. Ursprüngliche Annahmen und Tatsachen, die sie bestätigen oder verwerfen.
9. Ursprünglich erwartete Erfolgsaussichten und tatsächlich eingetretene Erfolge.
10. formelle Träger und tatsächliche Leistungsträger (Durchführende).
11. Vorgesehene Abläufe und tatsächlichen Ablauf und Verlauf z.B. anhand von Meilensteinen.
12. Erwarteter Stand zum Abschluss und tatsächlicher IST-Stand.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die Fragen, die im Projekt immer wieder eine Rolle spielten. Geben Sie im Abschlussbericht Antworten darauf: Ihre genügt.
2. Ermitteln und berichten Sie über wesentliche Veränderungen des Projekts.
3. Ermitteln und berichten Sie über wesentliche Einschnitte, Erweiterungen, Streichungen, Streckungen oder Kürzungen des Projekts.
4. Ermitteln und berichten Sie über besondere Ausgriffe, Ausschnitte und prägende Gestaltungen.
5. Ermitteln und stellen Sie wesentliche Ereignisse dar.
6. Ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten und stellen Sie diese in passenden Gliederungen nach Ursachen und Verwendungen dar.
7. Ermitteln Sie die tatsächlichen Kostenträger und stellen Sie die ursprünglich zugesagten und die tatsächlich geflossenen Mittel in angemessener Art und Weise dar.
8. Ermitteln Sie die Personen, die im Projektverlauf die Verantwortung für das Projekt getragen haben. Dokumentieren Sie die Zeitpunkte und Dauer der jeweiligen Verantwortungen.
9. Ermitteln und stellen Sie den Projektfortschritt unter den jeweiligen verantwortlichen Personen dar.
10. Entscheiden Sie, wie Sie das Projekt beurteilen und nennen Sie die Gründe für Ihre Einschätzungen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Alle Beteiligten am Projekten und alle davon Betroffenen erinnern sich an das Projekt, jedoch nur selten das Gleiche.

Erstellen Sie einen Abschlussbericht für das Projekt auch dann, wenn ihn niemand mehr empfangen oder lesen will.

Häufig empfiehlt es sich, den Abschlussbericht wie den Projektantrag zu gliedern. Während im Projektantrag die Plangrößen dargestellt sind, werden im Abschlussbericht die IST-Größen aufgeführt.

Das Wichtigste am Abschlussbericht ist, dass es ihn gibt.

Wenn keine Unterlagen mehr vorhanden oder zugänglich sind, verwenden Sie im Abschlussbericht die Daten, Fakten und Tatsachen nach bestem Wissen und Gewissen.

Versehen Sie den Abschlussbericht immer mit dem Datum, an welchem er erstellt wurde. Unterschreiben Sie den Abschlussbericht.

Teilnehmerkreis:

1. Projektleiter,
2. Experten,
3. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte).

Themen Abschlussbericht vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln