Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 345: Den Abschlussbericht für den Projekteinsatz erstellen und vorlegen.

Es geht um den Abschlussbericht an die Vorgesetzten durch deren Mitarbeitenden, die für das Projekt und / oder das Projektmanagement "abgestellt", bereitgestellt und in das Projekt oder das Projektmanagement "entsandt" wurden.

Einen Abschlussbericht können (sollen, dürfen) erstellen:

1. die Mitarbeitenden im Projekt,
2. die Mitarbeitenden im Projektmanagement,
3. die Vorgesetzten, die Personen aus ihrem Verantwortungsbereich in das Projekt oder das Projektmanagement entsandt haben,
4. der (die) Projektleiter oder Leiter von Gliederungen des Projekts oder des Projektmanagements,
5. die Verantwortlichen für das Projektmanagement,
6. der Projektauftraggeber,
7. der Multiprojektmanager,
8. der Programmmanager,
9. der Leiter des Projektoffice (PMU Projektmanagement-Unterstützung),
10. die Experten, die im Projekt oder im Projektmanagement eingesetzt wurden.

Ziele:

1. Persönlicher Abschluss des Einsatzes im Projekt und / oder im Projektmanagement.
2. Trennung der Tatsachen von den persönlichen Empfindungen und Wertungen.
3. Ermöglichung und Sicherstellung der individuellen, speziellen Sichtweise.
4. Erkennung, Benennung und Belegung von Mängeln, Fehlern, Irrtümern oder unrealistischen Annahmen und Erwartungen im Zusammenhang mit dem Projekteinsatz.
5. Erkennung von (generellem) Regelungsbedarf für die Entsendung und Beauftragung von Personen, die im Projekt oder im Projektmanagement mitarbeiten (dürfen, können, müssen).
6. Erkennung und Regelung von (noch notwendigen) Abgrenzungen für Verantwortungen, Gewährleistungen, Haftungen, Erfolge und Misserfolge im Projekt und im Projektmanagement.
7. Erkennung und Unterlegung der (eigenen) Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.
8. Erkennung und Unterlegung des Umgangs mit Ressourcen beim (eigenen) Einsatz im Projekt und im Projektmanagement.
9. Erkennung und Unterlegung der Notwendigkeit, Eignung, Wirksamkeit und Angemessenheit des (eigenen) Projekteinsatzes im Projekt und im Projektmanagement.
10. Erkennung und Unterlegung des eigenen, verantwortlichen Verhaltens im Projekt und im Projektmanagement.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, in welcher Art und Weise die Entsandten zu einer Berichterstattung berechtigt und verpflichtet sind.
2. Ermitteln Sie, welche Geheimhaltungsverpflichtungen und Verschwiegenheitsverpflichtungen auch im Abschlussbericht einzuhalten sind.
3. Ermitteln Sie, welche Ereignisse, Beobachtungen, Erkenntnisse und Erfahrungen der Geheimhaltung, Verschwiegenheit oder der Loyalität gegenüber den Projektbeteiligten bestehen.
4. Legen Sie ein Verfahren fest, wie Sie über die geheimen (geschützten) Dinge auf eine Art und Weise abschließend (dürfen, können, müssen). Bestimmen Sie als Adressaten (Empfänger) des Abschlussberichtes Sie selbst.
5. Ermitteln und legen Sie fest, wer Ihren oder den gemeinsamen Abschlussbericht über Ihren Projekteinsatz erhält.
6. Legen Sie die Art und Weise fest, wie der Abschlussbericht über den Projekteinsatz übergeben wird.
7. Ermitteln und legen Sie fest und vereinbaren Sie, was der Abschlussbericht enthält (enthalten darf, kann, soll, muss).
8. Ermitteln und berichten Sie über die Art und Weise der Beauftragung des Projekteinsatzes.
9. Ermitteln und berichten Sie über die Art und Weise Ihres Projekteinsatzes oder Einsatzes im Projektmanagement.
10. Ermitteln und berichten Sie über die Beiträge und Ergebnisse Ihres Einsatzes im Projekt und / oder im Projektmanagement.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Erstellen Sie den Abschlussbericht gemeinsam mit den Personen mit dem gleichen Status im Projekt und im Projektmanagement, auch wenn die Adressaten des Abschlussberichtes die unterschiedlichen Vorgesetzten sind.

Es kann sein, dass wegen den Geheimhaltungs-, Verschwiegenheits- und Loyalitätsverpflichtungen es unbedingt zu vermeiden ist, den Abschlussbericht mit digitalen Medien zu erstellen. Notieren Sie sich den Abschlussbericht dann handschriftlich (auf Papier!) und bewahren Sie ihn an einem Ort auf, der nur Ihnen zugänglich ist und bleibt.

Es kann sich eine gemeinsame Auswertung der verschiedenen Abschlussberichte durch die unterschiedlichen Beteiligten und Betroffenen empfehlen. Wegen den zu erwartenden Meinungsverschiedenheiten, Bewertungen und Gewichtungen wird eine (neutrale) Moderation den Prozess der Auseinandersetzung unterstützen (können).

Teilnehmerkreis:

1. Projektleiter,
2. Experten,
3. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte).

Themen Abschlussbericht vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Projektdokumentation: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Endgültige Leistungsbeschreibung: 07_740_000
   Projektantrag / Projektauftrag: 07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Implementation: 02_200_260
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ergebnisdokumentation
4. 
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln