Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 196: Den Ablauf des Projektmanagements für alle Gliederungen festlegen.

Es geht um die Bereitstellung und Wirksamkeit des Projektmanagements dort, wo es benötigt wird und so, wie es benötigt wird.

Es geht um die Sicherstellung des Projektmanagements an allen Orten gleichzeitig.

Es geht um das Zusammenwirken der Personen, die zum gleichen Zeitpunkt für das ganze Projekt und das Projektmanagement oder Teilen davon verantwortlich sind, dass an den jeweiligen verantworteten Orten auch geschieht, was für das Projekt und das Projektmanagement geschehen soll (darf, kann, muss).

Ziele:

1. Früherkennung von Abweichungen, Fehlverhalten, Schwierigkeiten und Problemen.
2. Früherkennung des (bisher) Ungeregelten.
3. Früherkennung von Fehlern, unrichtigen oder unhaltbaren Annahmen, Planungsgrundlagen und Entscheidungsgrundlagen.
4. Überprüfung der Annahmen und Grundlagen der Planungen mit dem jeweiligen IST.
5. Ermittlung von erforderlichen Korrekturen und Anpassungen des Projektmanagements und des Projekts.
6. Verzicht auf Eingriffe und Einflussnahmen durch das Projektmanagement dort, wo es von selbst besser läuft und wo von selbst geschieht, was geschehen soll.
7. Sicherstellung der erlebbaren Präsenz des Projektmanagements für alle Beteiligten an allen Orten und zu allen Zeiten.
8. Bindung, Einbindung und Verbindung der Beteiligten und zwischen den Beteiligten.
9. Früherkennung von (bisher) unerwartetem Widerstand und unerwarteten Unterstützungen.
10. Sicherstellung und Begrenzung der Einflussnahmen und Eingriffe des Projektmanagements auf die Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.

Delegationen des Projektmanagements:

Das Projektmanagement des gesamten Projekts kann gegliedert werden. Delegiert werden kann das Projektmanagement häufig für:

1. Teilprojekte,
2. Projektphasen, Meilensteine,
3. Objekte,
4. Arbeitspakete,
5. Aufgaben, Ereignisse,
6. Querschnittsprozesse,
7. Prozesse,
8. Aufträge,
9. Beiträge,
10. Dienstleistungen.

Anleitung:

1. Ermitteln und legen Sie für alle Orte fest, wer jeweils zu welchen Zeiten und für welche Dauer "für das Projektmanagement vor Ort" steht.
2. Ermitteln und legen Sie fest, wie die für das Projektmanagement vor Ort verantwortlichen Personen in ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen eingewiesen werden (müssen, können, dürfen).
3. Ermitteln und legen Sie den Entscheidungsspielraum und der Handlungsspielraum der verantwortlichen Personen vor Ort fest.
4. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Entscheidungen, Verhaltensweisen und Handlungen der Personen vor Ort so festgelegt und gesteuert werden können, dass sie "nur noch" zu tun brauchen, was sie ohnehin für richtig halten und tun wollen.
5. Schaffen Sie Gelegenheiten und Anlässe, an welchen sich die jeweils unmittelbar Beteiligten begegnen (müssen, dürfen, können).
6. Legen Sie die Regeln und Spielregeln für die Regelkommunikation fest, z.B. Anwesenheitspflicht, Vertretungsmöglichkeiten.
7. Legen Sie die Termine für die Regelkommunikation fest, z.B. "Montagsrunde", "Frühstücksbesprechungen", "Freitags-Wochenabschluss".
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie die "feinen Signale" erkannt, beobachtet und ausgewertet werden, ob und wie das Projektmanagement eingreifen, unterstützen oder übernehmen muss (darf).
9. Legen Sie fest, wie die Beteiligten zwischen Vorgaben, Weisungen, Anregungen, Empfehlungen und Mahnungen unterscheiden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie die Art und Weise fest, wie verbindliche Anordnungen situativ gegeben, beachtet und eingehalten werden (dürfen, können, müssen).

Mahnungen, Tipps:

Aus der Sicht der Beteiligten vor Ort wird das Projektmanagement häufig als eine Dienstleistung verstanden, die unterstützt, dass die Beteiligten die richtigen Beiträge zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort für das Projekt erbringen (dürfen, können, müssen). Alles, was über die Dienstleistung hinausgeht, wird rasch als Einmischung in die eigenen Zuständigkeiten ausgelegt und entsprechend behandelt.

Teilnehmerkreis:

Den Ablauf für die Gliederungen sollten jene Personen festlegen, die für das Projekt, das Projektmanagement und den bisherigen und weiteren Projektfortschritt verantwortlich sind (werden).

Thema Projektmanagement für alle Gliederungen festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektphasen 02:000_000
   Projektprozesse 03:000_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln