Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 207: Die Schnittstellen des Projektmanagements gestalten.

Es geht um die Gestaltung der Schnittstellen im Projektmanagement als Übergabestellen, Übernahmestellen und Annahmestellen für die Verantwortung für das Projektmanagement.

Es geht um die Wahrung der Kontinuität des Managements an allen Orten und zu allen Zeiten und Zeitpunkten.

Es geht um die Sicherung der eindeutigen Zuständigkeiten und Verantwortungen für das Management, insbesondere für das Projektmanagement.

Ziele:

1. Sichere, eindeutige und vollständige Einweisung der Nachfolger durch die Vorgänger.
2. Sicherung der rechtzeitigen Vorbereitungen der Nachfolger auf ihre Verantwortung.
3. Offenlegung von Abweichungen des IST gegenüber den Planungen zum Zeitpunkt der Übergabe.
4. Sicherung des Verbleibs der Vorgänger in der Verantwortung bis die Stabübergabe vollständig erfolgt ist.
5. Festlegung der Verantwortungen für das jeweilige Tun, Unterlassen, Entscheiden, Handeln und Verhalten im Projekt und im Projektmanagement.
6. Frühzeitige Erkennung von Mehrfachzuständigkeiten oder Nicht-Zuständigkeiten und den damit zu erwartenden Problemen.
7. Frühzeitige Klärungen von Unklarheiten über Rechte und Pflichten der Verantwortlichen am jeweiligen Ort zur jeweiligen Zeit.
8. Frühzeitige Einführung der Nachfolger in die zu erfüllenden Funktionen für das Projekt, das Projektmanagement und die Projektbeteiligten.
9. Sicherung der Eignung und Bereitschaft zur Stabübergabe sowohl der übergebenden als auch der übernehmenden Person.
10. Sicherung des reibungslosen Übergangs des Projekts, des Projektmanagements, der Produkte und Leistungen zum jeweiligen Stand am jeweiligen Ort und zu vorgesehenen Zeitpunkten.

Anleitung:

1. Ermitteln, legen Sie fest, entscheiden und vereinbaren Sie für jeden Ort und jeden Zeitraum den Beginn und das Ende der Zuständigkeit für alles, was dort im Projekt und im Projektmanagement geschieht.
2. Ermitteln und legen Sie fest, von wem jeweils die Verantwortung übernommen wird.
3. Ermitteln und legen Sie fest, an wen jeweils die Verantwortung zu übergeben ist.
4. Ermitteln und legen Sie fest, auf welche Art und Weise die jeweilige Übertragung, Übergabe und Annahme der Verantwortung geschieht.
5. Ermitteln und legen Sie fest, worüber sich die übergebenden und übernehmenden Personen jeweils zu verständigen und worüber sie sich zu einigen haben.
6. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Übergaben und Übernahmen durch technische Mittel unterstützt werden kann.
7. Ermitteln und legen Sie fest, wie durch konkludentes Handeln und Verhalten die Übergabe bestätigt wird.
8. Ermitteln Sie die bestehenden und voraussichtlichen Streitigkeiten und Konflikte um das Management, insbesondere das Projektmanagement.
9. Ermitteln und beenden Sie durch Entscheidungen, Festlegungen und Vereinbarungen Doppelzuständigkeiten, Nicht-Zuständigkeiten, Überlappungen und Rivalitäten.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie jeweils die Art und Weise der "Stabübergabe".

Die Stabübergabe ist erfolgt, wenn Einigkeit zwischen dem Vorgänger und dem Nachfolger besteht über:

1. was bereits getan wurde,
2. was bereits erreicht wurde,
3. was aktuell geschieht,
4. was als nächstes ansteht,
5. was noch rückständig ist,
6. was bereits vorbereitet wurde,
7. was noch zu tun ist,
8. was noch zu entscheiden ist,
9. was noch zu veranlassen ist,
10. an wen, wann, wo und wie "der Stab" nach getaner Arbeit weiterzugeben ist.

Mahnungen, Tipps:

In Projekten und im Projektmanagement kann niemand seine verantworteten Produkte, Leistungen und Ergebnisse irgendjemand einfach wie einen Koffer vor die Türe stellen oder in der Babyklappe abgeben und sich aus dem Staub machen.

Die geordnete Stabübergabe wird häufig als unbequem empfunden, weil alles, was (noch) nicht stimmt, offensichtlich ist und offen gelegt werden muss. Nachfolger verweigern oftmals die Nachfolge, wenn ihnen "heiße" Kartoffeln untergeschoben werden sollen, die sie aus dem Feuer holen sollen.

Sind die aktuellen Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements mangelhaft, versuchen die dafür Verantwortlichen oftmals rasch ihre Verantwortung zeitlich oder anderweitig zu begrenzen oder einfach "zu vergessen": Irgendjemand wird sich gegebenenfalls schon darum kümmern (müssen).

Nachfolger sind mit den Vorleistungen und übergebenen Ständen häufig unzufrieden und verzögern mit allerlei Manövern, die Verantwortung anzufassen und anzunehmen. Kostbare Zeit geht mit Scharmützel verloren, für die Einer dem Anderen die Schuld zuweist.

Eine gelungene Stabübergabe wird meistens überhaupt nicht bemerkt: Sie ist "normal": Es geschieht, was erwartet wurde und so, wie es erwartet wurde.

Die eine formelle Stabübergabe wird empfohlen, wenn dadurch auch die Erreichung von Meilensteinen oder wichtigen Zwischenergebnissen deutlich verankert werden soll.

Teilnehmerkreis:

Die Schnittstellen sollten jene Personen festlegen, die für das Projekt, das Projektmanagement und den bisherigen und weiteren Projektfortschritt verantwortlich sind (werden) und berechtigt und verpflichtet sind, sich selbst an die Regeln und Spielregeln zu halten und sie durchzusetzen.

Thema Schnittstellen gestalten:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektphasen 02:000_000
   Projektprozesse 03:000_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln