Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 208: Infrastruktur für Information und Kommunikation bereitstellen.

Es geht um die Verankerung des Projekts und des Projektmanagements und all seiner Gliederungen und Prozessen in der Infrastruktur der Information und Kommunikation aller Betroffenen und Beteiligten.

Zur Infrastruktur zählen z.B.

1. Hardware,
2. Software,
3. Groupware, Clouds,
4. Netze,
5. Netware, Vernetzungen,
6. Providing,
7. Social Media,
8. Telekommunikation,
9. Datenaustausch, Datenübermittlung, Datenübertragung,
10. Datenverwaltung,
11. Dokumentenverwaltung,
12. Datenschutz,
13. Datensicherheit,
14. Zugangsverwaltung, Zugangsberechtigungen,
15. Funktionen,
16. Konfiguration,
17. Zugangskontrollen,
18. Dokumentationen der Nutzungen,
19. Datensicherung, Backups,
20. Updating der Software aller Art.

Die Bereitstellung umfasst z.B.

1. Beschaffung der Medien.
2. Lizenzierungen der Medien.
3. Freigabe von Medien.
4. Kompatibilität der Medien herstellen.
5. Medien konfigurieren.
6. Software einrichten
7. Medien vernetzen

Ziele:

1. Festlegung der Methoden der Datenverwaltung (Erstellung, Speicherung).
2. Festlegung der Methoden der Information.
3. Festlegung der Methoden der Kommunikation.
4. Sicherung der Einweisungen der Personen in die Funktionalitäten.
5. Sicherung der Einhaltung der Regeln und Spielregeln für den Einsatz der Medien.
6. Sicherung der Soforterkennung von Umgehungen aller Art.
   Sicherung von Verteilerlisten, die alle Unbeteiligten und nur indirekt Beteiligten jeweils ausschließen.
7. Sicherung von Zugangsberechtigungen nur für die Dauer der Beteiligungen und nur für die jeweils notwendigen Daten.
8. Sicherung der Standardisierung und Steuerung der Daten durch Vorlagen, Templates, Layouts, Formulare, Masken.
9. Sicherung des Entzugs des Zugangs zu Daten, spontan, temporär, endgültig.
10. Sicherung der Prüfung und Überprüfung der Notwendigkeit von Zugangsberechtigungen.
11. Sicherung des Ausschlusses des Zugangs zu Daten durch Dritte.
12. Sicherung der Verschlüsselung von Daten.
13. Sicherung der Vernichtung von Daten.

Anleitungen für die Bereitstellung der Infrastruktur für Information und Kommunikation:

1. Ermitteln Sie die Regelungen über Information und Kommunikation
   1. in den AGB's Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
   2. in den speziellen Geschäftsbedingungen z.B. für bestimmte Funktionen, Fachbereiche, Organisationseinheiten, Tätigkeitsgebiete.
   3. in den Betriebsvereinbarungen.
   4. in den Lizenzen für Hardware, Software, Netware, Kommunikationsmedien.
2. Ermitteln Sie die Regelungen für die Auswahl, Prüfung, Lizenzierung und den Einsatz von Medien aller Art für z.B.
   1. Forschung und Entwicklung.
   2. Personelles aller Art.
   3. Führung und Organisation.
   4. Projekte und Projektmanagement.
   5. Zusammenarbeit innerhalb der Organisation.
   6. Zusammenarbeit mit externen Dritten.
   7. Information von Dritten, z.B. Öffentlichkeit, Außenstehende.
   8. Kommunikation mit Dritten, z.B. Öffentlichkeit, soziale Netzwerke,
   9. Kommunikation im privaten Umfeld.
3. Ermitteln Sie, welche ausdrücklichen Regelungen zur Geheimhaltung von Daten, Informationen und Metadaten aller Art von jeder Person ausdrücklich anzuerkennen sind.
4. Ermitteln Sie, wie beteiligte Unternehmen oder Organisationseinheiten verbindlich verpflichtet werden, alle Personen, die sie für das Projekt und das Projektmanagement einsetzen, entsprechend einzuweisen, zu führen, zu überwachen und zu verpflichten.
5. Ermitteln Sie, wie Sie die Löschung von unberechtigten Daten durch Dritte durchsetzen können, gleichgültig, ob die Daten zufällig, absichtlich oder im Rahmen von allgemeinem Datenaustausch in den Besitz, d.h. auf Datenträger von Dritten, gelangt sind.
6. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie überlassene Daten verwendet werden dürfen.
7. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie überlassene und zugängliche Daten genutzt werden dürfen.
8. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Konventionalstrafen, die durch unerlaubte Datennutzungen durchgesetzt werden.
9. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die bestimmungsgemäße Verwendung der Daten kontrolliert werden darf, kann und muss.
10. Ermitteln Sie, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Dienste, Dienstleister, Methoden, Werkzeuge, Tools, Programme, Services nicht verwendet werden dürfen, auch dann nicht, wenn sie "bessere Lösungen oder Funktionen" bieten.

Mahnungen, Tipps:

Der Wettbewerb unter den Anbietern von Medien ist gnadenlos. Er wird über die Services und Funktionen ausgetragen, die Lösungen versprechen. Vorlieben und Gewöhnungen sowie bestehende Strukturen begünstigen jeweils jenen Anbieter, der zuerst den Zuschlag bekam.

Es ist eher Zufall, dass die verschiedenen Personen aus unterschiedlichen Organisationseinheiten oder Unternehmen die gleichen Medien in gleicher Art und Weise einsetzen, nutzen und beherrschen. Die Tendenz, entgegen allen formellen Vereinbarungen und persönlichen Versprechungen doch lieber die bevorzugten Wege der Information und Kommunikation zu nutzen, ist menschlich. Allzu menschlich und deshalb eine stetige Quelle des Datenmissbrauchs, des unberechtigten Zugangs von Dritten zu den Daten und zu "technischen" Störungen aller Art.

Sicherheitsmängel in der Infrastruktur ist meistens nur innerhalb des jeweiligen Systems zu entdecken und abzustellen.

Teilnehmerkreis:

1. Verantwortliche für die IT-Ausstattungen (im weitesten Sinne),
2. Verantwortliche für die Lizenzierungen, Versionsverwaltungen, Berechtigungen,
3. Verantwortliche für den Datenschutz,
4. Verantwortliche für die Datensicherheit,
5. Verantwortliche für die Sicherheit von Updates, Downloads, Upgrades,
6. Verantwortliche für die Kommunikationsnetze,
7. Verantwortliche für die Zugangsverwaltungen, Zugangsberechtigungen,
8. Verantwortliche für die Dokumentationen, steuerlichen und juristischen Nachweisungen,
9. Verantwortliche für die Spionageabwehr,
10. Verantwortliche für die jeweiligen Themengebiete,
11. Verantwortliche für die jeweiligen Organisationseinheiten,
12. Verantwortliche für die Services, Dienste, Dienstleistungen,
13. Verantwortliche für das Projekt,
14. Verantwortliche für das Projektmanagement,
15. Verantwortliche für die Verträge und Vereinbarungen.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind bei jeder Leistungsvereinbarung mit Vorgesetzten der Mitarbeiter z.B.:

1. Ermitteln Sie, wer mit wem worüber wann zu kommunizieren können muss.
2. Ermitteln Sie, wer welche Daten von wem wann und an welchem Ort in welcher Art und Weise wozu benötigt.
3. Ermitteln Sie, welche Medien bereits einsetzbar sind, um die Daten und Informationen zur Kommunikation auszutauschen.
4. Ermitteln Sie, wie die Medien verändert, konfiguriert oder programmiert werden müssen, damit die für das Projekt und das Projektmanagement notwendigen Daten verwaltet, genutzt und ausgetauscht werden können.
5. Ermitteln Sie, wie die mediengestützte Information und Kommunikation im Projekt und im Projektmanagement gestaltet werden kann bzw. muss.
6. Ermitteln Sie die dafür notwendigen Beschaffungen, Erneuerungen, Erweiterungen oder Lizenzierungen.
7. Ermitteln Sie, wo die mediengestützte Information und Kommunikation neue oder zu modifizierende Programme erfordert, um die Kompatibilität, Funktionalität und Datensicherheit zu gewährleisten.
8. Ermitteln Sie den Aufwand, um alle Medien der Mitwirkenden kompatibel zu machen.
9. Ermitteln und legen Sie fest, auf welche Art und Weise Sie alle Mitwirkenden in die mediengestützte Information und Kommunikation im Projekt und im Projektmanagement einweisen.
10. Ermitteln und legen Sie fest, wer die Medien betreut (Systemführer).
11. Ermitteln und legen Sie fest, wer den Personen als unmittelbare Hilfe (Hotline) zur Verfügung steht.

Mehr zum Thema "Information und Kommunikation":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der
   Projektmatrix:
   Methoden: 60_000_000
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   Dienstleistungen: 03_330_000
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   Vertragsarten, Juristisches nicht nur in Projekten und im Projektmanagement
   Leistungen (Begriffe): ...mehr dazu
   
   Führung im Projekt: 41_000_000
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   Produktbeschreibungen: 07_760_000
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2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
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   Notizen: 19_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
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   Schnittstellenmanagement: 03_330_000
   Entscheidungen: 03_350_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Partner: 70_000_000
   Orte: 08_100_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Delegation in Projekten
   Pflichtenheft
   Lastenheft
   Rahmenheft
   Leistungsbeschreibungen
   Leistungsvereinbarungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln