Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 203: Die Arbeitsweise des Projektmanagements festlegen.

Es geht um die jederzeitige Arbeitsfähigkeit des Projektmanagements sowohl zentral (generell) und dezentral (vor Ort).

Es geht um die Annahme und Bearbeitung aller Vorgänge.

Es geht darum, die Dinge des Alltags zu erledigen.

Es geht darum, die besonderen Vorkommnisse im Sinne des Projekts und des Projektmanagements zu würdigen, zu bearbeiten, zu erledigen und zu beenden.

Ziele:

1. Einübung der Zusammenarbeit.
2. Bestimmung der Arbeitsmittel.
3. Bestimmung der zentralen Aufgaben, Funktionen und Arbeiten.
4. Bestimmung der dezentralen Aufgaben, Funktionen und Arbeiten.
5. Festlegung der Arbeitsgebiete, Sachgebiete und Fachgebiete und die Zuständigkeiten.
6. Festlegung der Partner, mit welchen zusammengearbeitet wird (innerhalb des Projektmanagements, innerhalb des Projekts, von außerhalb herkommend).
7. Festlegung der Art und Weise der Bearbeitung eines jeglichen "Posteinganges", gleichgültig welchen Weges, welcher Herkunft und welchen Eingangsortes.
8. Festlegung der Art und Weise des "Postausganges", gleichgültig von wem, an wen und auf welche Art und Weise.
9. Festlegung de Informationsquellen, die gemeinsam und nur von einzelnen Personen genutzt werden (können, dürfen, müssen).

Anleitung:

1. Legen Sie fest, welche Arbeitsmittel eingesetzt werden (dürfen, können, müssen).
2. Legen Sie Beispiele fest, anhand welchen "durchgespielt" werden kann und wir, die die Zusammenarbeit konkret aussieht.
3. Legen Sie fest, wer die Einübung der Zusammenarbeit als Experte begleitet, anleitet, trainiert oder beaufsichtigt.
4. Legen Sie die Art und Weise fest, wie andere Personen in die Arbeit eingebunden werden (dürfen, können, müssen).
5. Legen Sie die Termine, Zeiten, Dauer und Orte fest für alle Ereignisse, zu welchen Anwesenheitspflicht besteht.
6. Legen Sie fest, wer die Pflichttermine leitet (Einladung, Tagesordnung, Gesprächsleitung, Entscheidungen, Dokumentationen, Veranlassungen und Sicherstellung der Beachtung und Umsetzung).
7. Legen Sie die Art und Weise der (gemeinsamen, verpflichtenden) Protokollierungen fest. (Verlaufsprotokolle, Ergebnisprotokolle, Wortprotokolle, Erinnerungsprotokolle, Notizen, Medien, Übertragungswege, Verbindlichkeit).
8. Legen Sie die Form der (persönlichen) Notizen, Telefonnotizen, Gesprächsmitschnitte, Aufnahmen und (vorläufigen) Skizzen und die Art und Weise fest, wie sie den Anderen im Projektmanagement verfügbar und nutzbar gemacht werden (können, dürfen, müssen).
9. Legen Sie die Art und Weise fest, wie Vorgänger und Nachfolger informiert werden (dürfen, müssen).
10. Legen Sie die Art und Weise der Sachbearbeitungen fest (Einzelarbeiten, Arbeitsgemeinschaften, Fachgruppen, Themenzirkel).
11. Legen Sie die Art und Weise fest, wie Beschlüsse gefasst werden.
12. Legen Sie fest, wie Entscheidungen getroffen werden und wer sie zu treffen hat.
13. Legen Sie fest, wie Nachweise erbracht und dokumentiert werden über Arbeitseinsätze, Arbeitszeiten, Arbeitsinhalte und Arbeitsort.

Festzulegende Arbeitsmittel sind z.B.:

1. Arbeitsorte, Arbeitsplätze, Einsatzorte,
2. Werkzeuge, Arbeitszeuge,
3. Sprache, Einsatz der Umgangssprache ("per Ich", "per Du") formelle Sprache und Alltagsjargon,
4. Formulare, Templates, Formate, Vorlagen, Checklisten,
5. Medien, Technologien, Programme, Anwendungen,
6. Clouds,
7. Status, Vergütung,
8. Verzeichnisse, Listen von Experten, Auskunftspersonen, Verteilerlisten,
9. Kontorahmen, Abrechnungsnummern,
10. Logo, Titel, Funktionsbezeichnungen.

Festzulegende Pflichttermine sind z.B.:

1. Besprechungstermine,
2. Rücksprachen,
3. Konferenzen, Videokonferenzen,
4. Regelkommunikation.

Mahnungen, Tipps:

Letztlich wird etwas immer nur durch eine einzige Person erledigt (oder gar nicht). So lange Unklarheit besteht, wer die im konkreten Fall ist (sein muss), wird eine Aufgabe gerne hin- und hergeschoben oder "ewig" immer wieder neu "diskutiert".

Verantwortung kann gemeinsam getragen werden. Lasten auch.

Das schwächste Glied bestimmt die Belastbarkeit. Das kleinste Glied bestimmt die Kapazität (Engpass, Durchlass von Mengen). Das langsamste Glied bestimmt das Tempo. Das fehlende Glied unterbricht die Arbeit.

Fehlende oder falsche Einzelleistungen führen zu Störungen, Fehlern, Ausschuss, Unfällen, Ausfällen, Überlastungen, Verzögerungen und Leerzeiten.

Teilnehmerkreis:

Die Arbeitsweise des Projektmanagements sollten jene Personen festlegen, die für das Projekt, das Projektmanagement und den bisherigen und weiteren Projektfortschritt verantwortlich sind (werden) und berechtigt und verpflichtet sind, sich selbst an die Regeln und Spielregeln zu halten und sie durchzusetzen.

Thema Arbeitsweise festlegen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektphasen 02:000_000
   Projektprozesse 03:000_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln