Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 201: Die Außenvertretung festlegen und sichern.

Es geht um die Legitimation, Beauftragung und Art und Weise der Außenvertretung des Projekts durch das Projektmanagements.

Die Außenvertretung sichern und teilen sich:

1. Vorgesetzte,
2. Projektauftraggeber,
3. Projektleiter,
4. Leiter von Gliederungen des Projekts,
5. Mitarbeitende im Projektmanagement, Sachbearbeiter,
6. Boten,
7. Verhandlungsführer,
8. Einkäufer, Verkäufer,
9. Entsandte in Projektteams,
10. ausgegliederte, dezentral eingesetzte Personen aus dem Projekt (Experten).

Ziele:

1. Sicherstellung der Vertretung des Projekts und des Projektmanagements nach außen.
2. Sicherstellung der Einbringung der Beobachtungen, Erfahrungen, Entscheidungen, Probleme und Lösungen der Außenvertreter in das Projektmanagement.
3. Sicherstellung der Verbindlichkeit des gesprochenen Wortes.
4. Stärkung des Status, der Autorität, Akzeptanz und Ernsthaftigkeit der Personen in der Außenvertretung.
5. Klärung und Übersicht über die AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der Personen, die im Binnenbereich die Personen in der Außenvertretung unterstützen (dürfen, können, müssen).
6. Klarstellung der Fälle, in welchen Personen, die nicht zum Projektmanagement gehören, für das Projekt und das Projektmanagement sprechen, verhandeln und auftreten (dürfen, können, müssen).
7. Verpflichtung der Personen im Binnenbereich, nicht über das Projektmanagement hinweg zu entscheiden oder in die Außenvertretung ohne ausdrücklichen Auftrag einzugreifen.
8. Früherkennung, Unterlassung und Unterbindung von Versuchen zu Machtspielchen zwischen Binnenfunktionen und Außenfunktionen unter Berufung auf "Formales".
9. Früherkennung, Unterlassung und Unterbindung von Unterlaufungen und Außerkraftsetzungen von Vorschriften, Gesetzen, Regeln, Spielregeln und formalen Regelungen. (Wehre dem: "Einmal ist kein Mal."
10. Früherkennung und Anpassung von (überfälligen, möglichen, notwendigen) Änderungen des formellen Gerüsts für Vollmachten, Befugnissen, Rechte und Pflichten der Personen, die (nicht nur) das Projekt und das Projektmanagement nach außen vertreten (dürfen, können, müssen).

Anleitung:

1. Ermitteln und legen Sie fest, wie die "Stabübergabe" von einer zur anderen Person erfolgt.
2. Ermitteln und legen Sie fest, wo und wann die jeweiligen Nachfolger in der Außenvertretung eingeführt und eingewiesen werden.
3. Ermitteln und legen Sie fest, mit welchen Vollmachten und Befugnissen die Personen in der Außenvertretung ausgestattet werden (dürfen, müssen).
4. Ermitteln und legen Sie fest, die die Bevollmächtigungen erfolgen, eingehalten und ausgefüllt werden (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie die Spielräume und Freiräume der Außenvertretenden fest.
6. Legen Sie die Insignien, Statussymbole und formellen Erkennungsmerkmale fest, die mit bestimmten Formen der Außenvertretungen generell und speziell verbunden sind.
7. Legen Sie die Rollen, Funktionen, AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für Dienstleistende für das Projekt und das Projektmanagement fest, insbesondere für : Controller, Rechtsabteilungen, Fachleute, Einkaufsabteilung, Produktionseinheiten, Personaler, Qualitätsmanagement, Objektmanagement, Leiter von Arbeitspaketen und Teilprojektverantwortlichen.
8. Legen Sie Rechte und Pflichten für jede Form der Außenvertretung fest und stellen Sie sicher, das die jeweilige Person die Rechte und Pflichten kennt, akzeptiert und erfüllt.
9. Legen Sie die Fälle fest, in welchen die Außenvertretende nur nach Rücksprache mit dem Projektleiter Änderungen vorschlagen, durchsetzen oder akzeptieren dürfen.
10. Legen Sie die internen Ansprechpartner für jede Person in der Außenvertretung fest, die Fragen, Probleme, Anliegen, Schwierigkeiten, Lösungen, Vereinbarungen und Ideen anhören, bearbeiten, bewerten und mit dem Projektmanagement verbinden (dürfen, können, müssen). (Marktfolgebereich)

Typische Festlegungen der Entscheidungsspielräume für die Personen in der Außenvertretung sind erforderlich für:

1. Zusagen,
2. Eingehen von Verbindlichkeiten,
3. Versprechungen aller Art,
4. Nachlässe, Rabatte, Skonti,
5. Termine,
6. Einhaltung von (neuen) Anforderungen,
7. Zugeständnisse,
8. Zulassungen von Alternativen,
9. Änderungen aller Art,
10. Verzichte aller Art.

Von einer ausdrücklichen Zustimmung des Projektleiters abhängig gemacht werden sollten generell Änderungen von

1. Terminen, Fristen,
2. Maßen, Fakten, Größen, Mengen,
3. Qualitäten,
4. Orten,
5. Zeiten und Zeitpunkten, Dauer,
6. Beteiligte,
7. Verpflichtete, Ausführende,
8. Berechtige,
9. Ziele,
10. Abläufe,
11. Preise,
12. Konditionen,
13. Modalitäten,
14. Verträge und Vereinbarungen,
15. Absprachen.

Mahnungen, Tipps:

In der Regel sind die AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen auf die "normalen" Binnenbeziehungen im alltäglichen Geschäft abgestellt. Die Anpassungen an die Erfordernisse des Projekts und des Projektmanagements werden häufig erst dann wahrgenommen, akzeptiert und eingefordert, wenn Entscheidungen anstehen, die mit den formellen AKV formell nicht vereinbar sind.

Personen in den Außenvertretungen schaffen gerne "Fakten", um die Personen im Binnenbereich unter Druck zu setzen. Andererseits erweisen sich Personen im Binnenbereich und sicheren Hintergrund als Prinzipienreiter, die weder formell zuständig noch geistig beweglich genug sind, ihre Aufgaben, Funktionen und Verantwortungen auf die Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagements anzupassen.

Unklare und nicht akzeptierte oder nicht ausgeübte Weisungsbefugnisse führen zu Verhaltensweisen, die als "Eigenmächtigkeiten" ausgelegt werden (können) und es häufig auch sind.

Dritte spielen bei unklaren Außenvertretungsbefugnissen gerne und erfolgreich die Personen gegeneinander aus.

Teilnehmerkreis:

Die Außenvertretung sollten jene Personen festlegen, die für das Projekt, das Projektmanagement und den bisherigen und weiteren Projektfortschritt verantwortlich sind (werden).

Thema Außenvertretung sichern:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektphasen 02:000_000
   Projektprozesse 03:000_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   Objekte
   Objektnummern
   
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln