Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 211: Sicherung der Beauftragungen Dritter und Verträge und Vereinbarungen mit Externen.

Hier werden die externen Personen und Unternehmen ausgesucht und für Leistungen und Beiträge für das Projekt und das Projektmanagement verbindlich verpflichtet.

Es geht dabei z.B. um:

1. Rechtliche Gültigkeit der Verträge und Vereinbarungen.
2. Formaljuristisch korrekte Vertretung der Organisationen.
3. Klärung und Vereinbarung der Rechte und Pflichten der Vertragspartner.
4. Vereinbarungen der Rechtsgrundlagen, z.B. geltendes Recht.
5. Vereinbarungen der Leistungen und Gegenleistungen.
6. Vereinbarungen der Inhalte der Leistungen.
7. Vereinbarungen der Fälligkeiten der Leistungen.
8. Vereinbarungen der Leistungsorte bzw. Erfüllungsorte.
9. Vereinbarungen über die Weisungsbefugnisse.
10. Vereinbarungen über die Mitspracherechte, Mitwirkungsrechte und Mitwirkungspflichten.
11. Vereinbarungen über die Mitbenutzungsrechte und Pflichten z.B. von Maschinen, Einrichtungen.
12. Vereinbarungen über die Qualitäten.
13. Vereinbarungen über die Sicherung von Loyalität.
14. Vereinbarungen über die Art und Weise der Auswahl und Einweisung der jeweils mit den Leistungen konkret beauftragten Personen eines jeden Vertragspartners.
15. Vereinbarungen über die Art und Weise der Schlichtung von Streitigkeiten, Konflikten und auftretenden Störungen.
16. Vereinbarungen über die Gerichtsbarkeit.

Ziele:

1. Sicherung, Bestätigung und Erhalt der Rechtsverbindlichkeit der Verträge und Vereinbarungen.
2. Einhaltung der steuerlichen Vorschriften.
3. Erfüllung und Einhaltung und Erfüllung der Nachweispflichten, z.B. bei Einfuhren, Ausfuhren, Produktionsketten.
4. Verbindlichkeit, Nachprüfbarkeit, Einhaltung und Dokumentation von Qualität.
5. Verhandlungen "auf Augenhöhe".
6. Transparenz, Dokumentation und Beweisbarkeit der Inhalte der Vereinbarungen.
7. Schaffung von klaren Rechtsgrundlagen bei juristischen Auseinandersetzungen.
8. Ermittlung und Beachtung der wechselseitigen Abhängigkeiten.
9. Klärung, Klarheit und Beachtung der Verhandlungsmacht.
10. Durchsetzung und Sicherung der Beachtung der eigenen Interessen.
11. Klarheit über die Risiken aus den Verträgen und Vereinbarungen.
12. Sichere Planungsgrundlagen für die Planungen, Kontrollen und Steuerungen der Leistungs- und Führungsprozesse.
13. Sicherung der Beweislasten bei Leistungsstörungen und Vertragsstörungen.

Anleitungen für die Verträge und Vereinbarungen mit externen Dritten:

1. Ermitteln Sie die Leistungen und Beiträge, die durch Dritte zu erbringen sind.
2. Ermitteln Sie die Strukturierungen der entsprechenden Leistungen und Beiträge, z.B. nach Zeit, Dauer, Portionierungen, Losgrößen, Erfüllungsorten.
3. Ermitteln Sie die Standards für die Leistungen und Beiträge.
4. Ermitteln Sie die Besonderheiten und Abweichungen von Standards für Leistungen und Beiträge für das Projekt und das Projektmanagement.
5. Ermitteln Sie die Anforderungen an Experten und Erfahrungen.
6. Ermitteln Sie die Vorsteuerungen und Mitwirkungen.
7. Ermitteln Sie die Person bzw. die Vertreter der Organisationseinheiten, die für die Vertragsverhandlungen zuständig sind oder zuständig gemacht werden.
8. Ermitteln Sie die Art des abzuschließenden Vertrages.
9. Ermitteln Sie die Person, die für die Ausgestaltung des abzuschließenden Vertrages die ausreichende Kenntnis verfügt.
10. Ermitteln Sie die Person, die für die juristische Korrektheit und Vollständigkeit des Vertrages zuständig ist.
11. Ermitteln Sie die Person, welche über die ausreichende Vollmacht verfügt, den Vertrag verbindlich abzuschließen.
12. Ermitteln Sie die Person, die über die ausreichende Vollmacht zu Verhandlungen verfügt. Statten Sie erforderlichenfalls die Personen mit entsprechender Vollmacht aus.
13. Ermitteln Sie die Preise und Konditionen.
14. Ermitteln Sie die Personen oder Vertreter von Organisationen, die als Vertragspartner in Frage kommen.
15. Prüfen Sie die Bonität der Personen und der von ihnen vertretenen Organisationen.
16. Ermitteln Sie die Leistungsfähigkeit, Leistungsgrenzen, Qualitäten der Leistungen und Produkte der in Frage kommenden Vertragspartner.
17. Führen Sie die Verhandlungen.
18. Klären Sie die offenen Punkte, Streitfragen, Konditionen und legen Sie die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Leistungen und Gegenleistungen fest.
19. Vereinbaren Sie formell und symbolisch ("Handschlag"), worüber Sie sich einig sind.
20. Dokumentieren Sie die Einigung und unterschreiben Sie bzw. lassen Sie unterschreiben von den Personen, welche die entsprechenden Verpflichtungen eingehen und für die Erfüllung verantwortlich gemacht werden können.

Mahnungen, Tipps:

Die Verträge und Vereinbarungen zwischen Organisationen werden zwar von Personen ausgehandelt, verpflichten jedoch die Organisationen, nicht die Personen. Die Organisationen sind auch dann zur Erfüllung verpflichtet, wenn die verhandelnden Personen nicht selbst in der Lage sind, die zugesagten Leistungen in Persona zu erbringen.

Die Vertragsverhandlungen werden häufig auch genutzt, um sich über Betriebsgeheimnisse, Erfindungen und Innovationen zu informieren. Die Vertrauenswürdigkeit der verhandelnden Personen und die Bonität der Organisationen spielen eine entscheidende Rolle. Bei den geringsten Bedenken sollten geprüft werden, ob nicht andere Partner zu finden sind.

Ein Marktüberblick ist in der Regel unmöglich: Irgendjemand kann irgendetwas immer irgendwie besser oder günstiger. Dies ist jedoch häufig erst zu erkennen, wenn die Verhandlungen mit den bisherigen Verhandlungspartnern abgeschlossen sind. "Nachkarten" kann gewonnenes Vertrauen zerstören.

Bestehendes Vertrauen kann die Grenzen überschreiten (lassen), die eine klare Wahrnehmung der unterschiedlichen Interessen nicht mehr erlaubt. Oftmals unbemerkt gehen die bisherigen Vertragspartner das Risiko der "Vetterleswirtschaft" oder der Korruption ein.

Bestehen Standards bedeutet dies auch, dass die jeweiligen Leistungen austauschbar sind.

Bestehen Zweifel daran, dass einer der Verhandlungs- oder Vertragspartner den (abzuschließenden) Vertrag nicht erfüllen will oder kann, ist der spätere Vertrag wahrscheinlich das Papier nicht wert, auf welches er gedruckt wird.

Vertrauen Sie niemals darauf, dass offene Fragen "sich schon im Verlaufe der Zeit" von selbst klären werden. Stellen Sie die offenen Fragen fest, finden Sie Antworten oder vereinbaren Sie zumindest, wie sie mit den offenen Fragen gemeinsam umgehen werden.

Klare Verträge sind kurz und bündig.

Verträge werden um so umfangreicher, je mehr ein Vertragspartner beabsichtigt, dein Vertrag nicht oder nur teilweise zu erfüllen oder erfüllen zu müssen. Die Verträge werden noch umfangreicher, wenn die Vertragspartner sich voreinander schützen (müssen) bzw. Zweifel hegen, dass der jeweils andere Vertragspartner sich an die Vereinbarungen hält und diese erfüllt.

Gutachten ersparen nicht und niemals das eigene Denken und die Verantwortung hierfür.

Teilnehmerkreis:

1. Personen, die über den Sach- und Fachverstand verfügen, die für die Inhalte der vereinbarenden Leistungen erforderlich ist, d.h. Experten. Häufig werden die inhaltlichen Klärungen in so genannten Vorverhandlungen vorgenommen.
2. Personen, die das Projekt und das Projektmanagement vertreten und die Sonderheiten des Projekts und des Projektmanagements benennen, gestalten, einfordern und vertreten können und müssen.
3. Personen, die formal für die Verhandlungen und Beschaffungen zuständig ist, z.B. Einkauf, Logistik.
4. Personen, die für die rechtliche Prüfung und Verbindlichkeit der Vereinbarungen zuständig sind, z.B. Rechtsabteilung. (Die Leistungen können in Formverträgen oder in den Geschäftsbedingungen generell eingearbeitet sein.)
5. Personen, welche die Organisation nach außen vertreten dürfen.
6. Personen, die das Recht und die Pflicht zum Abschluss von verbindlichen Verträgen und Vereinbarungen haben. (= unterschreiben "links" und "rechts").

Gutachtende bzw. beratende Personen sollten eher im Vorfeld oder zwischen den Verhandlungssequenzen eingeschaltet werden, z.B. Juristen, Controller, Wissenschaftler, Autoritäten von Fachgebieten.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind bei jedem Vertrag und jeder Vereinbarung mit (externen) Dritten sind z.B.

1. Ermitteln und legen Sie die Anforderungen an die Lieferungen und Leistungen genau fest, die von Dritten beschafft oder geleistet werden sollen.
2. Ermitteln Sie, welche Vereinbarungen Sie mit Dritten im Rahmen ihrer formellen Vollmachten selbst eigenverantwortlich und verbindlich abschließen dürfen.
3. Ermitteln Sie, welche Vereinbarungen mit Dritten über Ihre Vorgesetzten durch deren Vollmachten auch für das Projekt und das Projektmanagement abgeschlossen werden können.
4. Ermitteln Sie, welche Vereinbarungen mit Dritten von welchen Zustimmungspflichten oder Genehmigungspflichten abhängen.
5. Ermitteln Sie, welche Vereinbarungen mit Dritten in jedem Fall durch speziell hierfür vorgesehene Personen oder Organisationseinheiten zu treffen sind, z.B. Einkauf.
6. Ermitteln Sie, für welche Art von Lieferungen und Leistungen bereits Rahmenverträge, Lieferantenbeziehungen und eingespielte Beschaffungswege gibt.
7. Ermitteln Sie, für welche Art von Lieferungen und Leistungen bestimmte Formvorschriften zu beachten sind, z.B. Ausschreibungsverfahren, Auditierungsverfahren, Bonitätsprüfungen, Zulassungen, Einfuhrvorschriften, Sicherheitsvorschriften.
8. Ermitteln Sie die Abläufe und Usancen von Beschaffungen, insbesondere Laufzeiten und einzuhaltende Vorgehensweisen und Regelungen.
9. Ermitteln Sie, wie die zur Beschaffung zuständigen Personen.
10. Ermitteln Sie, die die zur Beschaffung zuständigen Personen beauftragt werden (können, dürfen oder müssen).
11. Legen Sie mit den zu ständigen Personen die Inhalte und die Gliederungen der für das Projekt und das Projektmanagement notwendigen Beschaffungen fest.
12. Legen Sie mit den zuständigen Personen die einzuhaltenden Termine, Anforderungen an Produkt- und Leistungsbeschreibungen sowie die geforderten Qualitäten der Lieferungen und Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement fest.
13. Legen Sie mit der zuständigen Person die Prozesse, Vorgehensweisen, Art und Weise der Abstimmungen der Beschaffungen fest.
14. Ermitteln Sie die Vorgehensweisen, wenn die zuständige Person die Beschaffungen nicht oder nicht in der notwendigen Art und Weise vornehmen will, kann oder darf.
15. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Verträge und Vereinbarungen verbindlich abgeschlossen, dokumentiert und überwacht werden.
16. Ermitteln Sie die bestehenden Regelungen und legen Sie fest, wie die abgeschlossenen Verträge und Vereinbarungen aktualisiert, geändert, aufgehoben oder gekündigt werden (können).

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