Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 209: Leistungsvereinbarungen mit internen Partnern der Organisation abschließen.

Hier wird festgelegt und vereinbart, wie Vereinbarungen mit benachbarten Bereichen der gleichen Organisation entstehen, geschlossen, durchgesetzt und abgerechnet werden. In der Regel geht es um Leistungen, z.B.

1. der Mitarbeitenden im Projekt und im Projektmanagement (des Projektteams) für ihre Vorgesetzten bzw. entsendenden Bereiche,
2. der entsendenden Bereiche für die Mitarbeitenden im Projekt und im Projektmanagement,
3. von Fachbereichen für das Projekt und das Projektmanagement,
4. des Projekts und des Projektmanagements für Fachbereiche,
5. der Stabsbereiche und internen Dienstleister für das Projekt und das Projektmanagement, z.B. Personal, Rechtsabteilung, Controlling, Rechnungswesen, IT, Einkauf, Vertrieb, Qualitätsmanagement,
6. des Projekts und des Projektmanagements für die Stabsbereiche und internen Dienstleister,
7. von benachbarten Projekten für das Projekt und das Projektmanagement,
8. des Projekts für benachbarte und parallel laufende Projekte und deren Projektmanagement,
9. des Projektmanagements für benachbarte und parallel laufende Projekte und deren Projektmanagement,
10. des Multiprojektmanagements für das Projekt und das Projektmanagement.

Ziele:

1. Verbindliche Absprachen bzw. Vereinbarungen mit anderen Firmenangehörigen und insbesondere von Vertretern von Organisationseinheiten, Fachgebieten und Fachbereichen über die zu erbringenden Leistungen.
2. Ermöglichung der Planungen und Einpassungen der zu erbringenden Leistungen in die laufenden Führungs-, Leistungs- und Produktionsprozesse.
3. Rechtzeitige Planungen, Zuarbeiten und Vorbereitungen der zu erbringenden Leistungen, z.B. durch die Steuerung der Ressourcen, des Personaleinsatzes und der Bereitstellung von z.B. Maschinen und Einrichtungen.
4. Früherkennung von Leistungsspitzen und der Möglichkeiten sie abzuflachen.
5. Früherkennung von Produktionstiefs und Verlagerung der zu erbringenden Leistungen in diese Zeiträume.
6. Früherkennung, Planung und Koordination der Prozesse im Projekt und im Projektmanagement mit den Prozessen der Leistungserbringer.
7. Ermittlung der Sonderheiten und Abweichungen der zugesagten Leistungen von den Regelleistungen.
8. Rechtzeitige Beschaffung der Materialien und anderen Mittel, die für die zu erbringenden Leistungen erforderlich sind.
9. Frühzeitige Erkennung von notwendigen Veränderungen in den Regelabläufen, z.B. Rüstzeiten, Produktionszeiten, Maschinenlaufzeiten,...
10. Ermittlung und Planung der notwenigen Kommunikation und Information zwischen Projekt, Projektmanagement und den Leistungserbringern.
11. Verbindung und Vernetzung der verantwortlichen und handelnden Personen bei den zu erbringenden Leistungen.
12. Früherkennung von Warnsignalen, wenn Leistungen nicht oder nicht mehr in der vorgesehenen Art und Weise erbracht werden können, sollen oder dürfen.
13. Sicherung des Einsatzes von Macht und Führungsmitteln, wenn die vereinbarten Leistungen nicht erfolgen, fehlerhaft sind oder verweigert werden.
14. Sicherung der vereinbarten Leistungen durch eventuelle Nachfolger der Leistungsverpflichteten, z.B. bei organisatorischen Veränderungen, Umstrukturierungen oder Outsourcing.
15. Sicherung der Verfolgung von Leistungsmängel und Vertragsstörungen durch die Hierarchen. (Eskalierung).
16. Ermöglichung und Sicherung der Rechenschaft durch alle Beteiligten.
17. Ermöglichung und Sicherung der Anerkennung der Leistungen.
18. Ermöglichung und Sicherung der Bewertung der Leistungen.
19. Ermöglichung und Sicherung der Kalkulation der Leistungen.
20. Ermöglichung und Sicherung der Finanzierung der Kosten der Leistungen.
21. Festlegung der Kostenträger der Leistungen.
22. Festlegung der Art und Weise der Abrechnungen der Leistungen.
23. Zuordnung und Nachweisung der Mittelverwendungen für die vereinbarten Leistungen.

Anleitungen für die Leistungsvereinbarungen:

1. Beschreiben Sie die Leistungen so genau wie möglich.
2. Ermitteln Sie, welche Personen oder Organisationseinheiten oder Fachbereiche (üblicherweise) Leistungen der benötigten Art erbringen.
3. Ermitteln Sie, ob die in Frage kommenden Personen in der Lage sind oder in die Lage versetzt werden können, die benötigten Leistungen zu erbringen.
4. Ermitteln Sie, ob die in Frage kommenden Personen die Sonderheiten der Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement auch erbringen können und welche Voraussetzungen dazu geschaffen werden müssen.
5. Ermitteln Sie, wer den in Frage kommenden Personen die notwendigen Aufträge für die Leistungen erteilen kann, darf, soll oder muss, die Gegenstand der Leistungsvereinbarungen sein sollen, werden oder sind.
6. Ermitteln Sie, wie die zu erbringenden Leistungen zu bewerten, d.h. zu kalkulieren sind.
7. Ermitteln Sie, wer die Ressourcen für die zu erbringenden Leistungen beschafft, bereit stellt und verantwortet, z.B. Materialien, Werkzeuge, Maschinen.
8. Ermitteln Sie, wer die Leistungsträger, d.h. die zur Leistung verpflichteten Personen bzw. Organisationseinheiten vertritt und führt und ihnen Weisungen und Anweisungen erteilen darf, kann, soll oder muss.
9. Ermitteln Sie, wie die Leistungsträger die erforderlichen Informationen erhalten.
10. Ermitteln Sie, welche Anforderungen sic an das Projekt und das Projektmanagement ergeben, z.B.
    1. aus der Verpflichtung, alles so vorzubereiten, dass die Leistungen durch die Leistungsverpflichteten auch in der erwarteten oder geforderten, d.h. vereinbarten Art und Weise erbracht werden können.
    2. aus der Verpflichtung, die Rahmenbedingungen für die vereinbarten Leistungen in der Projektplanung, Projektsteuerung und im Projektablauf zu berücksichtigen.
    3. aus der Verpflichtung, betroffene oder beteiligte Dritte rechtzeitig und in der zweckdienlichen Art und Weise zur Kooperation zu bringen, sie zu steuern und offene Fragen oder Konflikte frühzeitig zu lösen.
    4. aus der Verpflichtung, die Leistungen so abzunehmen und im Projekt und im Projektmanagement zu verwenden, wie sie von den verpflichteten Personen und Organisationseinheiten tatsächlich erbracht werden können.
11. Vereinbaren Sie die Leistungen iterativ:
    1. Vereinbaren Sie die grundsätzliche Leistungsbereitschaft auf der Basis der Leistungsfähigkeit und den generellen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements (Rahmenheft).
    2. Vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die Besonderheiten des Projekts und des Projektmanagements sowie der leistenden Personen und Organisationseinheiten berücksichtigt werden. (Lastenheft).
    3. Vereinbaren Sie die konkreten Leistungen, insbesondere auch Zeitpunkte, Erfüllungsorte, Qualitätsanforderungen.
    4. Vereinbaren Sie die Art und Weise der Verrechnungen bzw. Vergütungen und die Kostenträgerschaft.
    5. Vereinbaren Sie die Art und Weise der Zusammenarbeit, der Abstimmungen, der Koordinationen und der Kommunikation sowie Konfliktbearbeitungen.

Mahnungen, Tipps:

Im Vorfeld von Leistungsvereinbarungen wird eher über die Preise und Art und Weise der Verrechnungen sowie Zuständigkeiten gepokert als sorgfältig analysiert, welche Leistungen tatsächlich zu erbringen sind und unter welchen Umständen dies zu geschehen hat.

In der Regel verfügt das Projektmanagement nicht über die formale bzw. hierarchische Macht zu Weisungen an die Personen oder Organisationseinheiten, die mittels Leistungsvereinbarungen verpflichtet werden. Vice versa, verfügen die Leistungsverpflichteten meistens keine Weisungsbefugnisse bezüglich des Projekts und des Projektmanagements. Die sich daraus ergebenden wechselseitige Abhängigkeiten und Treueverpflichtungen bieten ideale Spielfelder für Machtspiele aller Art. Je nach Unternehmenskultur werden die Gelegenheiten dazu genutzt, gleichgültig, welche Folgen dies hat und welche Kosten und Störungen dadurch verursacht werden.

Die Leistungsvereinbarungen sollten immer formell dokumentiert werden, insbesondere als Nachweis, ob und was tatsächlich (noch) vereinbart und gültig ist. Bei allen Besprechungen und Verhandlungen sowie Feinabstimmungen und Planungen ist deshalb immer wieder  festzustellen, in welcher Art und Weise und bezüglich welcher Leistungen die Leistungsvereinbarungen weiterhin gelten. Das Risiko, dass Leistungsvereinbarungen heimlich, unbemerkt, absichtlich oder en passant ausgehöhlt, umdefiniert oder aufgehoben werden, ist riesengroß. Es wird dennoch meistens unterschätzt.

Eine Leistungsvereinbarung, die nicht auch mit einem einfachen Handschlag besiegelt werden könnte, ist das Papier nicht wert, auf welche sie gedruckt wird. Das bedeutet, dass eventuelle Konflikte unbedingt und konsequent im Vorfeld von Leistungsvereinbarungen eingegangen, geführt und gelöst werden müssen. Ist das nicht möglich, empfiehlt es sich, Dritte (Externe) mit den Leistungen zu beauftragen, mit welchen Verträge und Vereinbarungen geschlossen werden können, die auch justiziabel sind.

Teilnehmerkreis:

Der unausweichliche und immer wieder auftretende Konflikt zwischen Ressourcen für das Projektmanagement und für die Eigenleistungen, Leistungen anderer Angehörigen des Unternehmens und anderer Organisationseinheiten erfordert klare Regelungen zwischen:

1. Unternehmer und Projektauftraggeber,
2. Unternehmer und den Verantwortlichen Führungskräften der Organisationseinheiten,
3. Unternehmer und den Vorgesetzten der Personen, die in das Projekt und in das Projektmanagement entsandt werden oder mittels Leistungsvereinbarungen für das Projekt oder Projektmanagement verpflichtet werden,
4. Projektauftraggeber und Projektleiter,
5. Projektleiter und den Vorgesetzten der anderen Organisationseinheiten,
6. Projektleiter, Vorgesetzte und Experten für die zu erbringenden Leistungen,
   
   optional:
   
7. Controlling, jedoch nur in beratender Funktion für alle Beteiligten,
8. Vertreter des Personalbereiches,
9. Vertreter der Materialwirtschaft.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind:

1. Ermitteln Sie, welche Leistungen durch andere Angehörige des Unternehmens, andere Organisationsbereiche, Fachbereiche oder Verbundpartner erbringen.
2. Ermitteln Sie Ihre Verpflichtung zur Abnahme von Leistungen für Ihr Projekt und das Projektmanagement durch Personen der gleichen Organisation, anderen Organisationsbereichen, Fachbereichen oder Verbundpartner.
3. Ermitteln Sie die Rahmenbedingungen für die Abnahmeverpflichtungen.
4. Ermitteln Sie die sich aus den Rahmenbedingungen ergebenden Anforderungen an die Projektorganisation, damit die Beauftragung, die Steuerung und die Durchsetzung der Leistungsvereinbarungen möglich werden und bleiben.
5. Ermitteln Sie, wer die leistenden Personen oder Organisationseinheiten verpflichten darf, kann, soll oder muss.
6. Ermitteln Sie, wie Sie sicherstellen, dass die beauftragenden Personen jene Aufträge an die anderen internen Personen und Organisationseinheiten erteilen (können) wie vom Projekt oder dem Projektmanagement gefordert.
7. Ermitteln Sie, wie Sie die Feinabstimmungen der Leistungen mit den beauftragten Personen sicherstellen.
8. Ermitteln Sie, wie Sie frühzeitig erkennen, wenn eine verpflichtete Person die Leistungen nicht (mehr) erbringen will, kann, soll oder darf oder muss.
9. Ermitteln Sie das Verfahren und die Vorgehensweisen (Eskalationsmodell), wie sie bei sich abzeichnenden Leistungsstörungen sicherstellen, dass die Störungen ausbleiben, aufgehoben werden oder durch andere Leistungen ersetzt werden (können, dürfen, sollen oder müssen).
10. Ermitteln Sie die notwendigen Maßnahmen.
11. Ermitteln Sie insbesondere, wie sie mit den entscheidenden und leistenden Personen bezüglich den von ihnen zu erbringenden Leistungen zweckdienlich zusammenarbeiten können und dürfen.
12. Passen Sie die Planungen des Projekts und des Projektmanagements konsequent an die sich jeweils aktuell ergebenen Rahmenbedingungen und Situationen fortlaufend an.
13. Gehen Sie unverzüglich "auf die Barrikaden", wenn das Projekt oder das Projektmanagement durch unerfüllte oder unerfüllbare Leistungsvereinbarungen gestört oder gefährdet wird.
14. Fordern Sie unverzüglich Entscheidungen jener Personen heraus und ab, die über das Projekt, das Projektmanagement und die Leistungsvereinbarungen entscheiden (können, dürfen, sollen oder müssen).

Mehr zum Thema "Leistungsvereinbarungen":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 07_750_000
   Koordination der Prozesse der Entscheidungen: 70_750_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Vertragsarten, Juristisches nicht nur in Projekten und im Projektmanagement
   Leistungen (Begriffe): ...mehr dazu
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektfortschritt-Ablauf der Phasen: 05_500_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Projektprozesse: 03_300_000
   Strukturen der Entscheidungen: 99_040_000
   Projektfortschritt: 99_160_000
   Verantwortung für aktuelle Stände: 99_190_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellenmanagement: 03_330_000
   Entscheidungen: 03_350_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Partner: 70_000_000
   Orte: 08_100_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Pflichtenheft
   Lastenheft
   Rahmenheft
   Leistungsbeschreibungen
   Leistungsvereinbarungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln