Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 212: Leistungsvereinbarungen mit den Vorgesetzen des Projektpersonals.

Es geht um die Verankerung der Leistungen der Mitarbeiter für das Projekt und das Projektmanagement

1. im Führungsprozess des Unternehmens,
2. in den Führungsinstrumenten des Unternehmens,
3. in der formellen Verantwortung der Vorgesetzten für die Leistungsprozesse,
4. in der Fürsorgeverantwortung der Vorgesetzten,
5. in den bestehenden Arbeitsverträgen und Arbeitsbeziehungen,
6. in der Personalverantwortung des Unternehmens,
7. in der Personalentwicklung des Unternehmens.

Es geht hier um Leistungsvereinbarungen der Vorgesetzten mit ihren Mitarbeitern, die eine oder mehrere Rollen und Funktionen im Projekt oder im Projektmanagement übernehmen, z.B. als

1. Projektauftraggeber,
2. Mitglied des Projektausschusses,
3. Projektleiter,
4. Mitglied des Projektteams,
5. Teilprojektleiter, Arbeitspaketverantwortlicher, Objektverantwortlicher, Objektleiter,
6. Vertretung der Fachbereiche, welche Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement erbringen,
7. Vorgesetzte von Fachbereichen, welche temporär oder beratend im oder für das Projekt Mitarbeiter oder das Projektmanagement einsetzen,
8. Dienste leisten,
9. Personen, die von externen Organisation im Projekt oder im Projektmanagement eingesetzt werden und für diese Zeit der Führungsverantwortung des Projektleiters unterstehen,
10. Personen von externen Organisationen, die zwar im Projekt oder im Projektmanagement eingesetzt werden und in der Führungsverantwortung der Vorgesetzen ihrer Herkunftsorganisation verbleiben, d.h. das Projektmanagement keinerlei direkten Weisungsbefugnisse hat.

Ziele:

1. Die Leistungen der Mitarbeiter für das Projekt und das Projektmanagement werden durch deren Vorgesetzte formal und im Rahmen des allgemeinen Führungs- und Leistungsprozess anerkannt.
2. Die Leistungen der Mitarbeiter für das Projekt und das Projektmanagement werden bei den regulären, formellen Leistungsbeurteilungen berücksichtigt.
3. Die vereinbarten Leistungen der von den Vorgesetzten abhängigen Personen enthalten die Verpflichtungen zu Leistungen, wie sie das Projekt oder das Projektmanagement erfordern.
4. Die Leistungsvereinbarungen enthalten jene wesentlichen Leistungen, die das Projekt und das Projektmanagement unterstützen.
5. Die Leistungsvereinbarungen legen die Priorität der Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement fest.
6. Die Leistungsvereinbarungen regeln die Grenzen der Verpflichtungen zu den Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement.
7. Die Leistungsvereinbarungen übertragen die Verantwortung für die Leistungen an die Mitarbeiter.
8. Die Leistungsvereinbarungen trennen die Führungs-und Leistungsprozesse im Projekt und im Projektmanagement von den regulären Führungs- und Leistungsbeziehungen.
9. Die Leistungsvereinbarungen harmonisieren und verbinden die Führungs- und Leistungsprozesse im Projekt und im Projektmanagement mit den regulären.

Leistungsvereinbarungen zwischen Vorgesetzten und ihren Mitarbeitern sind ein Mittel der Führung.

Anleitungen für die Leistungsvereinbarungen mit Vorgesetzen der Mitarbeiter, die im Projekt oder im Projektmanagement eingesetzt werden:

1. Ermitteln Sie die Führungsbeziehungen für Alle.
2. Ermitteln Sie, welche Weisungen jede Person von ihren Vorgesetzten bezüglich ihres Einsatzes im Projekt und im Projektmanagement erhalten hat.
3. Ermitteln Sie, welche Inhalte der Leistungsvereinbarungen der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten nicht mit dem Einsatz im und den Leistungen für das Projekt und das Projektmanagement vereinbar sind.
4. Ermitteln Sie, für welche Zeiträume oder für welche regulären Aufgaben und formellen Zuständigkeiten Vertretungen für die Mitarbeiter erforderlich sind, die mittels Leistungsvereinbarungen für das Projekt oder das Projektmanagement eingesetzt sind.
5. Ermitteln Sie, welche Stammaufgaben der Mitarbeiter durch deren Einsatz im Projekt gefährdet sind.
6. Ermitteln Sie, wo und wie Sie über die Leistungsvereinbarungen mit den Vorgesetzten der Mitarbeiter Einfluss auf das Projekt, das Projektmanagement, die Projektorganisation oder den Projektablauf nehmen können.
7. Ermitteln Sie die Aufgaben, Zeiträume, Abläufe und Orte, an welchen die regulären Leistungen des Mitarbeiters mit den besonderen Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement verbunden (harmonisiert) werden können.
8. Ermitteln Sie die voraussichtlichen Engpässe und die Maßnahmen, um die Engpässe zu verflachen oder zu vermeiden.
9. Ermitteln Sie, wer aufgrund seines Status in der Lage ist, die mit den Vorgesetzten abzuschließenden Leistungsvereinbarungen auch wirksam, d.h. verpflichtend abzuschließen.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie den Zeitpunkt und den Ort, an welchem die Leistungsvereinbarungen offen verhandelt und unterzeichnet werden (können, dürfen oder müssen).

Mahnungen, Tipps:

Konflikte, insbesondere Rollenkonflikte sind vorprogrammiert, wenn Sie

1. für das Projekt oder das Projektmanagement verantwortlich sind, z.B. als Projektleiter,
   und gleichzeitig
2. Ihre Mitarbeiter, für welche Sie als Vorgesetzter die generelle Führungsverantwortung nicht nur im Projekt oder im Projektmanagement tragen, im Projekt oder im Projektmanagement einsetzen (dürfen, sollen, wollen, können oder müssen).
3. Die Leistungen, die ihr Bereich für das Unternehmen zu erbringen hat und die Sie zu verantworten haben, sich nicht auf die Leistungen begrenzen (lassen), die im Projekt oder im Projektmanagement zu erbringen sind.

Die Weisungen der Vorgesetzen an ihrer Mitarbeiter erfolgen überwiegend mündlich, oft auch stillschweigend oder nach ungeschriebenen Gesetzen und eingespielten Mustern oder Grundsätzen, Leitbildern oder Selbstverständnissen der Organisation.

Die Leistungserwartungen der Vorgesetzten der Herkunftsorganisation können dem Projekt oder dem Projektmanagement entgegengesetzt sein, z.B.

1. Weisungen, nur solche Leistungen zu erbringen, die der Herkunftsorganisation nützen, auch wenn sie für das Projekt störend oder gar schädlich sind,
2. Weisungen, das Projekt für Vorteile oder Vorteilsnahme der Herkunftsorganisation zu nutzen (Ausbeutung der Ressourcen des Projekts),
3. Weisungen, im Projekte

Teilnehmerkreis:

1. Vorgesetzte der betreffenden Mitarbeiter,
2. Verantwortliche Vertreter des Projekts,
3. Projektleiter.

Aufgaben des Projektmanagements:

Erstmalige und dann wiederkehrende Aufgaben des Projektleiters sind bei jeder Leistungsvereinbarung mit Vorgesetzten der Mitarbeiter z.B.:

...bei der Leistungsvereinbarung mit dem eigenen Vorgesetzten:

1. Ermitteln  Sie die Leistungen, für welche sich Ihr Vorgesetzter gegenüber dem Unternehmen verpflichtet hat.
2. Ermitteln Sie, welche Ihrer Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement zu den Leistungen des Vorgesetzten beitragen.
3. Ermitteln Sie, welche Ihrer Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement eher keinen Beitrag zu den Leistungen des Vorgesetzen erbringen oder diesen sogar zuwiderlaufen.
4. Ermitteln Sie, welche Ihrer Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement dem Vorgesetzten aus dessen Sicht und Verantwortungsbereich heraus besonders wichtig sind.
5. Ermitteln Sie, welche Ihrer Leistungen für das Projekt oder das Projektmanagement Ihnen selbst besonders wichtig sind.
6. Verhandeln Sie mit Ihrem Vorgesetzten, was Sie gemeinsam als Ihre Leistung im Projekt oder im Projektmanagement ansehen und legen Sie diese Leistungen gemeinsam fest.
7. Verhandeln Sie mit Ihrem Vorgesetzten die Leistungskomponenten und Erfolgsfaktoren für Ihre vereinbarten Leistungen.
8. Vereinbaren Sie den Zeitpunkt der Feststellung Ihrer Leistungen durch den Vorgesetzten.
9. Vereinbaren Sie den Zeitpunkt der Beurteilung Ihrer Leistungen durch den Vorgesetzten.
10. Vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die Leistungsfeststellungen und Leistungsbeurteilungen dokumentiert und gegebenenfalls durch ein formelles Zeugnis aus formalisiert werden.

...bei Leistungsvereinbarungen mit Vorgesetzten von Mitarbeitern, die im Projekt oder im Projektmanagement angesetzt sind, ohne dass Sie selbst deren Vorgesetzter sind oder werden:

1. Ermitteln Sie, wo die Mitarbeiter auf Schwierigkeiten oder Hindernisse aufmerksam machen, die bei ihrem Einsatz oder bei ihren Leistungen im Projekt oder im Projektmanagement seitens ihrer Vorgesetzten oder Herkunftsbereiche bereits bestehen oder entstehen können.
2. Ermitteln Sie, welche Weisungen die Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten erhalten haben, wie sie z.B. mit den Schwierigkeiten oder Hindernissen umzugehen haben.
3. Ermitteln Sie, welche Weisungen die Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten bezüglich ihres Einsatzes im Projekt oder im Projektmanagement erhalten haben.
4. Ermitteln Sie, ob aufgrund der Erkenntnisse zu erwarten ist, dass die Mitarbeiter nicht für den Einsatz bereitstehen oder die ihnen für das Projekt oder das Projektmanagement zu erbringenden Leistungen nicht erbringen dürfen, können oder müssen oder deswegen in Konflikte mit Ihren Vorgesetzten oder ihrem Arbeitsvertrag kommen können.
5. Ermitteln Sie, was mit den Vorgesetzten der Mitarbeiter direkt zu klären ist.
6. Veranlassen Sie die notwendigen Klärungen und erforderlichen Leistungsvereinbarungen.

...bei Leistungsvereinbarungen mit Mitarbeitern, deren Vorgesetzter Sie selbst sind oder werden:

1. Ermitteln Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter, die Ihnen als Vorgesetzter wichtiger sind als die Leistungen als Projektauftraggeber oder Projektleiter.
2. Legen Sie für diese Leistungen die Leistungskomponenten und Erfolgsfaktoren fest.
3. Vereinbaren Sie die Leistungen mit Ihren Mitarbeitern (schriftlich).
4. Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern die Vorgehensweisen, wenn sie unmissverständlich erkennen können:
   1. ob Sie eine Weisung als Vorgesetzter machen, d.h. die Art und Weise, wie sie durch den Mitarbeiter beachtet wird, arbeitsrechtliche Konsequenzen hat,
   2. ob Sie eine Weisung als Verantwortlicher für das Projekt und das Projektmanagement machen, d.h. die Art und Weise, wie der Mitarbeiter damit umzugehen hat, sind aus der Sicht des Projekt und des Projektmanagements ergibt.
5. Legen Sie den Termin fest,
   1. an welchem Sie die Leistungen des Mitarbeiters als dessen Vorgesetzter feststellen, beurteilen und dokumentieren,
   2. an welchem Sie die Leistungen des Mitarbeiters für das Projekt und das Projektmanagements feststellen, beurteilen und dokumentieren.

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