Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 290: Den Prozess des Übergangs gestalten.

Es geht darum:

1. die Prozessketten durchgängig zu gestalten. (Planung, Organisation, Verantwortung).
2. die Belastbarkeit und Haltbarkeit der Prozessketten zu sichern.
3. die Störungen und Fremdeinwirkungen auf die Prozessketten frühzeitig zu erkennen und abzuwehren,
4. die Stand der Prozessketten und des zu Übergebenden und zu Übernehmenden durch Statusberichte festzulegen und zu erfüllen, z.B. "Fertigstellungsgrade", "Prüfungsbereitschaft", "Lieferbereitschaft", "Lieferfähigkeit", "Abnahmebereitschaft",
5. die Beziehungen zwischen den Übergebenden und Übernehmenden zu gestalten. ("In Kontakt kommen und bleiben.")
6. die Hilfen und die Übergangsbetreuung für eine bestimmte Zeit oder für bestimmte Ereignisse zu sichern, z.B. durch "Montagehilfen", "Einarbeitungshilfen", "Schulungen", "Trainings".
7. die Art und Weise der "Fälligkeit des Übergangs" festzulegen, z.B. durch "Fertigmeldungen", Nachricht zur Abholung, zur Lieferung, zum Einbau, zum Zusammenbau, zur Implementierung.
8. den Übergang der Rechte und Pflichten (Rechtsnachfolge) zu bestimmen und zu vereinbaren.
9. die Verträge und Vereinbarungen zu erfüllen.
10. die Übergabe mit den Ständen (Bearbeitungsständen, Zuständen) zum Zeitpunkt des Übergangs sowohl zu ermöglichen als auch zu sichern.

Ziele:

1. Festlegung der erforderlichen Hilfen, Einweisungen und Unterstützungen.
2. Festlegung der für die Übergabe zu schaffenden Rahmenbedingungen.
3. Sicherstellung des "Stillstands" der laufenden Prozesse zwecks der Einführung, Einbringung, Einfügung und Verbindung der zu übernehmenden Teile, Produkte, Leistungen und Beiträge in die Prozesse des Projekts und des Projektmanagements.
4. Sicherstellung der laufenden Prozesse während den Einbringungen in das Projekt und durch das Projekt. ("Radwechsel während der Fahrt auf der Autobahn").
5. Finale Gleichrichtung der Binnenprozesse des Übergebenden und des Übernehmenden für den Zeitpunkt und den Ort des Übergangs.
6. Sicherstellung der Passungen.
7. Sicherstellung der unverzüglichen weiteren Verwendungen durch die Übernehmenden ab dem Moment des Übergangs.
8. Sicherstellung der Herausgabe durch die Übergebenden.
9. Sicherstellung der Feststellung der Qualität des zu Übergebenden im Moment des Übergangs.

Zu den Rahmenbedingungen für die Übergabe, den Übergang und die Übernahme gehören z.B.:

1. das Zubehör,
2. die Formulare,
3. die Werkzeuge,
4. die Hilfsmittel,
5. die Verbrauchsstoffe,
6. die Vorrichtungen,
7. die Freigaben,
8. die Berechtigungen,
9. die Sachkunde des übernehmenden Personals,
10. die Zulassungen.

Anleitung:

1. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer zur Übergabe berechtigt und verpflichtet ist.
2. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für den Übergabeort am Übergabezeitpunkt verantwortlich ist.
3. Legen Sei fest und vereinbaren Sie, wer für die Übernahme berechtigt und verpflichtet ist.
4. Legen Sie die Art und Weise der Nachweisungen der Berechtigungen fest.
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die notwendigen Vorbereitungszeiten für die Übergaben ("Rüstzeiten").
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, zu welchen Zeiten und an welchen Orten durch das Projekt und das Projektmanagement die laufenden Prozesse beeinträchtigt, angehalten oder in veränderter Art und Weise ablaufen (werden, dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die flankierenden Maßnahmen, die zu den Übergabezeiten und an den Übergabeorten den Vorrang der Prozesse des Projekts und des Projektmanagements vor allen anderen Prozessen sichern.
8. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise der wechselseitigen Information über den Stand ("die Reife") für den Übergang.
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die notwendigen Feinabstimmungen erfolgen (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie wechselseitig über die zu erwartenden Störungen, Hindernisse, Probleme oder Schwierigkeiten informiert wird (werden darf, kann, muss).

Als Hilfen erweisen sich häufig:

1. Laufzettel,
2. "Aufträge",
3. "Bestellungen",
4. Abrufe,
5. Abholungsaufträge,
6. Transportaufträge,
7. Aufbewahrungsregelungen, Aufbewahrungsaufträge.

Zu vereinbaren, zu sichern und vorzubereiten sind z.B.:

1. Schutzverpackungen und deren Rücknahme bzw. Entsorgung,
2. Schutzkleidungen und deren Rücknahme bzw. Entsorgung.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Der Übergabeprozess beginnt bereits mit den Verhandlungen, die schließlich zu den Verträgen und Vereinbarungen über die Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement führen.

An irgendeinem Punkt kippt der Prozess des Übergebenden in den Prozess des Übernehmenden, d.h. er bestimmt den weiteren Prozess.

Projektleiter konzentrieren sich häufig auf das Geschehen, wie das Projekt fortschreitet. Sie kümmern sich oft zu wenig und insbesondere zu spät um die Personen und Organisationen, Strukturen und Prozesse, in welche die Ergebnisse, Produkte, Lieferungen und Leistungen des Projekts und des Projektmanagements eingebracht werden (dürfen, sollen, können, müssen).

Der Moment des Übergangs ist "die Stunde der Wahrheit". Es zeigt sich offensichtlich, ob das Richtige vereinbart und geschaffen wurde und wie es zueinander passt. Es zeigt sich, ob die Vereinbarungen und Änderungen, die durch das Projekt und das Projektmanagement hervorgebracht wurden, auch angenommen, übernommen und weitergeführt werden (wollen, können, dürfen, müssen).

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln