Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 304: Die Stabübergabe an die Nachfolgende sichern und nachweisen.

Es geht um die Gestaltung der Nachfolge des Projektmanagements in vollem Umfange oder in Teilen durch Nachfolger, Übernehmer, Fortführende.

Es geht um die "Stabübergabe" von einer Person an die nachfolgende.

Es geht um die Übergabe von Ständen und Zuständen, so wie sie sind, z.B. Bearbeitungsständen, Planungsstände, Erfüllungsstände.

Es geht um die Dokumentation des Aufgelassenen, Hinterlassenen, Verlassenen.

Es geht um die Feststellung der Stände und Zustände, wenn kein Nachfolger feststeht oder übernimmt.

Es geht um die Übergabe- und Übernahmeprotokolle, Quittungen von Lieferungen und Leistungen durch die Übergebenden und Nachfolgenden.

Es geht um die Verfahren bei vermutlichen und festgestellten Nicht-, Minder-, Fehl- oder Falschleistungen der bisher für das Projekt und / oder das Projektmanagement verantwortlichen Personen.

Ziele:

1. Sicherstellung eines ordentlichen Projektmanagements bei Wechsel von Personen, Organisationen und Verantwortungen.
2. Ordnungsgemäße Abschlüsse der Teile des Projekts und des Projektmanagements, die inzwischen erledigt sind.
3. Sichere Einweisung der Nachfolgenden in die aktuellen Stände, Zustände, Prozesse und Organisation.
4. Sichere Einweisung der Nachfolgenden in alle bestehenden und insbesondere noch zu erfüllenden Verträge und Vereinbarungen für den übernommenen Teil des Projekts oder des Projektmanagements.
5. Entlassung der bisher verantwortlichen Personen frühestens nach einer gesicherten Nachfolge.
6. Früherkennung und Abwehr des Unterjubelns von "faulen Eiern" durch die Nachfolgenden.
7. Sicherung der Anpassung der Rahmenbedingungen für das übernommene Projekt oder die übernommenen Teile des Projekts oder des Projektmanagements.
8. Sicherung der Übertragung der Ressourcen, der Berechtigungen, Rechte und Pflichten auf die Nachfolgenden.
9. Sicherung der klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der bisherigen verantwortlichen von den nachfolgenden Personen.
10. Sicherung der Erzwingung der Neubeauftragung des Projekts oder des Projektmanagements, wenn Nachfolger nicht gegeben sind, um das Projekt oder das Projektmanagement insgesamt oder in den zu übertragenden Teilen weitergeführt werden kann (darf, muss).

Außerordentliche Fälle, Anlässe und Gelegenheiten zu Stabübergaben sind häufig:

1. Ausfall der bisherigen verantwortlichen Personen, gleich aus welchem Grunde,
2. Versetzungen, Beförderungen, Entlassungen von bisher verantwortlichen Personen,
3. Weigerungen oder Verweigerung der bisher verantwortlichen Personen, das Projekt fortzuführen oder das Projektmanagement zu leisten,
4. Ablauf der Fristen und Befristungen des Einsatzes der bisher verantwortlichen Personen,
5. Ablauf von Fristen für das Projekt oder das Projektmanagement,
6. Ablauf der Beauftragungen,
7. Erreichung der bisher angestrebten und vereinbarten Ziele,
8. Erreichung von Meilensteinen,
9. Erreichung von Phasen und Übergänge zur nächsten Phase,
10. Organisatorische Veränderungen, Wechsel in der Auftraggeberschaft und Trägerschaft.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie die Abgrenzungen zwischen den Teilen, die verbleiben und den Teilen, die übernommen werden (dürfen, können, müssen).
2. Ermitteln Sie, was und womit Sie selbst die Nachfolgenden beauftragen (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln und legen Sie fest, was in Ihrer eigenen Verantwortung bleibt und wie Sie dieser Verantwortung gerecht werden (dürfen, können, müssen).
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie das Vollendete abgewickelt wird (werden kann, darf, muss).
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Nachfolgenden auf die Ressourcen zugreifen (können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln, legen Sie fest, stellen Sie sicher und vereinbaren Sie die Ausstattungen der Nachfolgenden mit den erforderlichen Beauftragungen, Vollmachten, Rechten und Berechtigungen.
7. Ermitteln und legen Sie die Art und Weise fest, wie die Nachfolgenden in die bestehenden Beziehungen, Strukturen, Prozesse und Routinen eingewiesen werden (dürfen, können, müssen).
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Rahmenbedingungen für die Nachfolgenden bezüglich des übernommenen Projekts, Projektmanagements oder der übernommenen Teile davon.
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie den Beginn des Übergangs an die Nachfolgenden, den Tag und die Stunde ("juristische Sekunde") des Beginns der Verantwortung der Nachfolgenden und die Art und Weise der Übergabe und der dann folgenden Begleitung und Betreuung.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die notwendigen formellen Änderungen der Aufträge, der Projektorganisation, der Abläufe, der Verfahren und Prozesse, insbesondere Adressen, Kontierungen, Zeiten, Orte, Termine und der Zugangsberechtigungen.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Eine Stabübergabe ist immer erforderlich, wenn mehrere Teile des Projekts oder des Projektmanagements zusammengeführt werden. Oder umkehrt, wenn das Projekt oder das Projektmanagement geteilt wird, z.B. in Teilprojekte, Objekte, Arbeitspakete oder Aufträge.

Wenn unklar wird, ist oder bleibt, wer zuständig, verantwortlich, ansprechbar, entscheidungsfähig und weisungsbefugt ist, stellt sich Beliebigkeit ein: Entweder fasst niemand (mehr) die "heiße Kartoffel" an oder alle balgen sich darum. Das Projekt und das Projektmanagement ist höchst gefährdet, ohne dass hierfür jemand eine Verantwortung übernimmt.

Für die Nachfolgenden beginnt ihre Nachfolge immer mit einer Standortbestimmung.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln