Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 299: Die Mängel von Produkten, Beiträgen und Leistungen feststellen und dokumentieren.

Es geht um die Mängel, die erst erkannt werden (können, dürfen, müssen), wenn "es zu spät ist", um die Produkte, Beiträge oder Leistungen beanstandungsfrei zu erzeugen.

Es geht um den Umgang mit dem Angebot, die mangelhaften Produkte, Beiträge und Leistungen im Projekt oder im Projektmanagement weiter zu verwenden.

Es geht um die Belegung von Ursachen, die im Projekt und im Projektmanagement bereits zu Störungen geführt haben, aktuell stören oder voraussichtlich zu Störungen führen.

Es geht um die Dokumentation der vorgefundenen Tatsachen.

Mängel legen offen:

1. Abweichungen des IST vom SOLL,
2. Verstöße gegen Verträge und Vereinbarungen, Absprachen, Abmachungen, Versprechen oder Zusagen,
3. Verletzungen des Vertrauens,
4. Versäumnisse,
5. Missverständnisse,
6. Fehlendes,
7. Fehlleistungen,
8. Absichten,
9. Unvollständiges,
10. Falsches.

Es geht um Entscheidungen über die Abweichungen ("Mängel") wie:

1. Entscheidung darüber, wer oder was sich anpassen muss.
2. Feststellung des Verzuges, z.B. ab wann der Lieferant (Leistende) im Verzug ist und ab wann der Empfänger mit der Annahme, Akzeptanz oder Abnahme.
3. Festsetzung von Fristen für die Passungen, d.h. Beseitigung der Mängel,
4. Notwendige Anpassungen des Projekts, insbesondere der aktuellen und weiteren Planungen des Projektverlaufes und des Projektfortschritts.
5. Notwendige Maßnahmen durch das Projektmanagement.
6. Festlegung der Art und Weise, wie die Folgen der Abweichungen ("Mängel") juristisch bewertet und gegebenenfalls weiter verfolgt werden.
7. Notwendige Grundsatzentscheidungen über das Projekt und das Projektmanagement.

Ziele:

1. Trennung von Erfassung der Abweichungen ("Mängel") von den Bewertungen der Abweichungen.
2. Trennung der Bewertung der Abweichungen ("Mängel") von den Analysen.
3. Trennung der Analysen der Abweichungen ("Mängel") von den Ursachen.
4. Trennung der Ursachen der Abweichungen ("Mängel") von der Verantwortung.
5. Trennung der Verantwortung für die Abweichungen ("Mängel") von der Schuld oder Schuldzuweisung für die Verursachung.
6. Trennung der festgestellten Abweichungen ("Mängel") von den Folgen der Abweichungen ("Mängel").
7. Trennung der Bewertung der Abweichungen ("Mängel") von den Bewertungen der Folgen.
8. Ermittlung und Sicherung der notwendigen Entscheidungen über die Behandlung der Abweichungen ("Mängel").
9. Ermittlung und Sicherung der notwendigen Entscheidungen für den Fortschritt des Projekts und des Projektmanagements.
10. Ermittlung von Fehlerquellen.

Vereinbarungen sind häufig erforderlich für:

1. unzureichende Aufnahmekapazitäten, ("Der Tank ist noch voll!"),
2. Lieferengpässe bei Zulieferern,
3. Falschlieferungen, ("falsche Farbe, Größe", "falscher Ort, Zeitpunkt")
4. Verwechslungen.

Oder:

1. Zufahrtswege gesperrt (Hochwasser, Schnee, Unfälle, Baustellen, Umleitungen erforderlich),
2. Untergang des Gutes (Havarie, Diebstahl, Zerstörung, Beschädigung),
3. erforderliche Genehmigungen liegen nicht vor (Einfuhrgenehmigungen, Ausfuhrgenehmigungen, Transportgenehmigungen, Zulassungen, Zertifizierungen),
4. steuerliche Nachweise (Verzollungen),
5. erforderliche Versicherungen (Transportversicherungen, Haftpflichtversicherung),
6. Freigaben,

Oder:

1. Verzicht auf die Leistung, Lieferung oder den Beitrag,

Anleitung:

1. Ermitteln Sie, wo Sie sich "blind darauf verlassen", dass die Leistenden über alle Informationen, Weisungen und Ressourcen für eine ordnungsgemäße Leistung verfügen.
2. Verlässigen Sie sich bereits bei den kleinsten Signalen über die Annahmen, Planungen und Vorgehensweisen der Leistenden, ob diese sich auf eine ordnungsgemäße Leistung ausrichten (werden) oder ausgerichtet haben.
3. Legen Sie fest, wer Abweichungen ("Mängel") von den Erwartungen feststellt (feststellen darf, kann, muss).
4. Legen Sie fest, wer Unpässlichkeiten von Produkten, Beiträgen oder Leistungen frühzeitig bemerken und feststellen (dokumentieren) muss.
5. Legen Sie ein standardisiertes Verfahren fest, wie Hinweise oder Vermutungen für vermutete, erwartete oder befürchtete Abweichungen ("Mängel") vorläufig gesammelt werden (können, dürfen, müssen).
6. Legen Sie ein standardisiertes Protokoll für die Feststellung von Abweichungen ("Mängeln") fest.
7. Legen Sie fest, wer eine formale Mängelfeststellung zu unterzeichnen hat.
8. Stellen Sie sicher, dass die Leistenden die Feststellungen der Abweichungen ("Mängel") ebenfalls feststellen, anerkennen und das "Mängelprotokoll" unterzeichnen.
9. Stellen Sie sicher, das bei Uneinigkeit über die Feststellungen der Abweichungen ("Mängel") sowohl die Leistenden als auch die abnehmenden anwesenden Personen ihre eigenen Feststellungen schriftlich dokumentieren (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie fest und stellen Sie sicher, dass die Dokumentationen der Abweichungen ("Mängel") sofort so gesichert werden, dass sie nicht mehr geändert werden (können) und gesichert erhalten bleiben.

Die Bewertungen der dokumentierten Abweichungen ("Mängel") erfolgen häufig unter folgenden Fragestellungen:

1. Was war tatsächlich vereinbart?
2. Welche Abweichungen von den Planungen und Vereinbarungen wurden nicht rechtzeitig verbindlich geändert?
3. Liegt Handeln oder Verhalten wider besseres Wissen vor?
4. Liegt eine Verweigerung der Ordnungsmäßigkeit vor?
5. Gibt es Hinweise auf Manipulationen?
6. Welches Wissen fehlte?
7. Wo liegen Irrtümer vor, z.B. bezüglich der Einschätzung der Leistungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft, Kompetenz und Eignung?
8. Was spricht für "fehlende Erfahrungen"?
9. Wer hätte die voraussichtliche Abweichungen ("Mängel") zu einem früheren Zeitpunkt erkennen können (müssen)?
10. Was hat gefehlt?

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Mängel kündigen sich meistens an.

Störendes Verhalten ist kein "Mangel", sondern entweder eine Ungezogenheit, eine Absicht, eine Provokation oder eine Herausforderung, sich (trotzdem) auf die Produkte, Beiträge und Leistungen zu konzentrieren. Wer sich unanständig verhält, hat in der Regel gute Gründe dafür. Wer sich anständig verhält, auch.

Wer es unterlässt, den Leistenden die notwendigen Informationen und Weisungen zu geben, nimmt billigend in kauf, dass die Produkte, Beiträge und Leistungen nicht den Erwartungen (dem "SOLL") entsprechen. In der Regel werden die dadurch verursachten Mängel jedoch den Leistenden zur Last gelegt, die "ins offene Messer gelaufen sind".

Wer weiß oder erkennen kann (muss, müsste), dass die eigenen Produkte, Beiträge oder Leistungen mangelhaft sein werden, handelt mit Vorsatz. Dennoch werden die Haftungen oftmals nur auf die Folgen der offensichtlich gewordenen Mängel begrenzt.

Wenn nichts als "SOLL" vereinbart war und die Produkte, Beiträge oder Leistungen "nicht passen", wird das Unpassende dennoch oft erst als "Mangel" offensichtlich. Ein Streit um die Verursachung ist zu erwarten.

Teilnehmerkreis:

1. Experten,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Autoren,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln