Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 291: Die Übergaben und Abnahmen der Produkte, Beiträge und Leistungen vorbereiten und sichern.

Es geht um die Markierung der Punkte, an welchen bei stetigen Leistungen, Mitarbeit, Mitwirkung und Zusammenarbeit die Übernahme / Abnahme erfolgt.

Es geht um die Bestimmung, wann etwas "fertig" zur Übergabe und Abnahme ist.

Es geht um die Bestimmung der Zeitpunkte und Orte und Fristen der Übergabe / Abnahmen. (Abladeorte, Übergabeorte).

Es geht um die "Juristische Sekunde" des Übergangs bei "Vereinigen", Einbringungen.

Es geht um das Abtrennen von Vorarbeiten, Einfügen von Modulen, Teilen, Bauteilen, Objekten, Ergebnissen von Arbeitspaketen, Aufträgen, Beiträgen.

Es geht um Staffelungen der Lieferungen und Leistungen, Liefertermine.

Es geht um die Verfahren bei vermutlichen und festgestellten Nicht-, Minder-, Fehl- oder Falschleistungen im Einzelfall festlegen.

Ziele:

1. Ermöglichung und Sicherung des ordnungsgemäßen und reibungslosen Übergangs.
2. Abwehr und Schutz vor "bösen" Überraschungen.
3. Früherkennung und Schutz vor Personen ohne entsprechende Vollmachten.
4. Sicherstellung der Klarheit, wer jeweils aktuell "das Sagen" hat.
5. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung des Moments, in welchem die Gefahren, die Chancen, die Risiken und die Verantwortungen vom Übergebenden auf den Übernehmenden übergehen (müssen).
6. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise der Einigung über den Übergang.
7. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung der Rechte und Pflichten bei der Übergabe.
8. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung des Moments, in welchem die "AGB Allgemeinen Geschäftsbedingungen" des Übergebenden durch die "AGB Allgemeinen Geschäftsbedingungen" des Übernehmenden ersetzt werden.
9. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung der Art und Weise, wie Konflikte zwischen den Parteien geführt und gelöst werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermittlung, Festlegung und Vereinbarung, wie der Projektfortschritt in jedem Fall ermöglicht und gesichert bleibt (werden kann, darf, muss).

Die Einigung über den Übergang kann erfolgen z.B.:

1. stillschweigend,
2. durch schlüssiges Handeln,
3. durch Einbringungen in den Verfügungsbereich des Übernehmenden,
4. durch Vermischungen, Vermengungen, Verbindungen, Zusammenbauten, Einbauten,
5. durch Quittungen, durch Empfangsbestätigungen,
6. durch Auflassungen,
7. durch formale Akte, z.B. bei unbeweglichen Gütern, "Schlüsselübergabe", notarielle Verträge, gemeinsames Fest, Stapellauf, "Taufe",
8. Inbesitznahme durch den Übernehmenden, z.B. bei automatisierten Übergaben, Einbringungen und Mitbenutzungen der erstellten Produkte, Leistungen und Beiträgen, z.B. durch "Ausfassungen vom Lager",
9. durch Beendigung oder Wegfall von Vorbehalten, Akzeptanz von Proben,
10. durch Herausgabe.

Anleitung:

1. Erkundigen Sie die genauen örtlichen Rahmenbedingungen für den Zeitpunkt und die Dauer des Übergangs.
2. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die erforderlichen Rahmenbedingungen für die Übergabe rechtzeitig schafft (schaffen kann, darf, muss).
3. Ermitteln und beauftragen Sie jene Person mit den Vorbereitungen, die "ihre Pappenheimer kennt" und weiß, worauf Sie sich verlassen können und worauf nicht.
4. Ermitteln Sie, welche Personen für die Übergabe und Übernahme formal zuständig und verantwortlich sind.
5. Ermitteln Sie, wie die zuständigen und verantwortlichen Personen über den Zeitpunkt, den Ort und die Art und Weise des Übergangs informiert werden (dürfen, können, müssen).
6. Ermitteln Sie, welche Personen über die Freigabe der Übergabe und die Freigabe der Annahme und Abnahme entscheiden (dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln und sichern Sie, dass die erforderlichen Entscheidungen frühzeitig vor dem Übergangstermin getroffen werden (müssen, können, dürfen).
8. Ermitteln und legen Sie fest, die die entscheidenden Personen über den Stand des voraussichtlichen Übergangs informiert werden (dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie neue Hindernisse, Probleme oder Schwierigkeiten vor dem Übergang oder während des Übergangs frühzeitig erkennen (können) und überwinden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, was Sie tun werden, wenn die entscheidenden Personen nicht zu ermitteln sind oder die erforderlichen Freigaben nicht erteilen (wollen, dürfen, können, müssen).

Vorzubereiten sind:

1. der Zugang,
2. die Schlüssel,
3. die Sperren der laufenden Prozesse für den Zeitraum der Implementation,
4. die Genehmigungen,
5. die Freigaben,
6. die Sicherung der (künftigen) "Altbestände, Backups.
7. die Sicherung der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes bei Mängeln, Pannen oder Störungen,
8. die Freigabe des Codes der Zugangsberechtigungen,
9. die Begrenzungen der Berechtigungen,
10. die Wegnahme der Zugänge für die Übergebenden mit dem Moment der Übergabe.

Zu sichern sind oftmals:

1. der Parallelbetrieb von bisherigen (und weiter laufenden) Prozessen und den "neuen" Prozessen.
2. der Testbetrieb,
3. der Probelauf,
4. die Belastungstests.

Dabei geht es häufig um:

1. die Sicherung der Stornierbarkeit aller Änderungen,
2. die Sicherung des Rückkehrs zum Echtbetrieb nach der Prüfphase,
3. die Sicherung der getrennten Datenbestände und Datenverwaltungen im Parallelbetrieb,
4. die Absperrung des Datenzugriffes auf die "Altbestände" nach der Übernahme.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Die Prozesse der Übergabe, des Übergangs und der Übernahme laufen parallel, jedoch inhaltlich gegenläufig: Der Übergabeprozess endet mit der Übergabe, der Übernahmeprozess setzt weitere Prozesse beim Übernehmenden in Gang.

Es kann sein, dass die Personen, die intensiv im Projekt und im Projektmanagement bzw. für das Projekt oder das Projektmanagement gearbeitet haben, keine Vollmachten besitzen, um auch den formellen Übergang vollziehen zu dürfen (können, müssen).

Besitzen die mitarbeitenden Personen auch die Vollmacht zur Übergabe und Übernahme, führen sie ihre Bedingungen in der Regel früh, sachkundig und konsequent in das Projekt und das Projektmanagement ein.

Teilnehmerkreis:

1. Experten, Sachverständige,
2. Verantwortliche für das Qualitätsmanagement,
3. Verantwortliche für den Vertrieb der Produkte,
4. Verantwortliche für die Folge-Dienstleistungen (Pflege und Wartung der Produkte),
5. Ortskundige,
6. Grafiker,
7. Konstrukteure,
8. Entwickler,
9. Programmierer,
10. Projektleiter.

Thema Produkte, Beiträge, Leistungen vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_010_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Produkt- und Dokumentation des Projektmanagements: 07_750_000
   Methoden: 60_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_640_000
   Checklisten: 06_630_000
   Pflichtenheft: 07_730_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Konfliktmanagement: 03_370_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Pflege und Wartung: 02_200_295
   Kontrolle: 11_000_000
   Termine, Zeiten: 16_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Projektende: 02_200_270
   Abschlussbericht: 07_760_000
   Realisierung Projektnutzen: 02_200_290
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Produktdokumentation
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln